Интервью: Бизнес-процессы и технологии.

Программа Бизнес говорит на канале "Медиаметрикс". Меня зовут Рубина Алина, и сегодня мы с вами будет говорить про цифровые решения в финансовом учете. Эту сложную тему нам поможет раскрыть эксперт в управленческом и проектном учете Анна Надобных.

Добрый день, Анна

Добрый день. Спасибо за приглашение на Вашу программу.

Вы сами являетесь представителем малого и среднего бизнеса, а так же создаете продукты для МСП, поэтому первый вопрос что, на Ваш взгляд, мешает малому и среднему бизнесу развиваться?

На мой взгляд, мешает отсутствие достаточной информированности. Владельцы любого предприятия должны постоянно принимать решения, влияющие на их бизнес, но, по моим наблюдениям, большинство руководителей действуют интуитивно. То есть они принимают решения практически “гадая на кофейной гуще”. Но несмотря на это, многие компании остаются на плаву и их владельцы всё-таки добиваются роста своего бизнеса.
Что касается меня, то я не могу позволить себе опираться на интуицию в делах, связанных с моей компанией и поэтому первое, что я сделала после старта ключевых коммерческих проектов, это запустила внутренний проект автоматизации управленческого учета. И теперь уже опираясь на собственный опыт я с уверенностью могу сказать, что малому и среднему бизнесу мешает отсутствие такого рода автоматизированных решений.

Давайте поговорим про управление бизнесом. Что по вашему мнению отличает лидера от менеджера?

Суть в том, что менеджер – это тот, кто контролирует и отвечает за достижение определенных финансовых показателей, таких как: прибыльность, выручка, качество. А лидер – это тот, кто мотивирует персонал и оперативно адаптирует внутренние бизнес-процессы компании под внешние условия. Именно по причине постоянных изменений в бизнес-среде, таких как рост технологий и конкуренции, нестабильность на финансовых рынках, изменение демографии и т.п., мы все чаще начинаем задумываться о важности роли лидера.
Подытожим, функция менеджера – это планирование, функция лидера – определение направления развития и реализация стратегии своей компании. В связи с этими предпосылками мы понимаем, что лидера необходимо обеспечить определенными «инструментами», помогающими ему выполнять свою основную функцию. Лидеры компаний (будем называть их «руководителями») постоянно формируют требования к ведению управленческого учета и созданию дополнительных отчетов, что увеличивает трудозатраты персонала, выполняющего функции бэк-офиса. Финансовым менеджерам необходимо постоянно изменять учет, адаптировать его под внешние условия и формировать бесконечное количество новых отчетов для того, чтобы руководитель получал информацию и принимал стратегические решения, направляя свой бизнес.

С помощью вашего нового сервиса "Галочка" вы планируете автоматизировать бизнес процессы?

Давайте сначала определимся с понятиями. Когда я говорю про автоматизацию бизнес- процессов, я говорю о финансовых бизнес-процессах. В каждой компании существует определенный специфическиц набор функций, а бизнес-процесс – это то, что связывает различные функции компании. И в определенный момент у руководителя компании возникает необходимость в тонкой настройке процессов для улучшения ее показателей. Существуют разные подходы к решению этой задачи. Кто-то сокращает персонал, кто-то оптимизирует связи между функциями внутри предприятия. Но рано или поздно все приходят к тому, что им требуется автоматизация. И тогда у руководителя этой компании есть два варианта: запустить внутренний проект по автоматизации силами внутренней службы IT и других сотрудников предприятия или заказать у внешней IT-компании проект внедрения готового решения.
Первый вариант относится к операционной деятельности и, если на предприятии не смогут организовать проект по всем канонам PMBoK, то он может идти несколько лет. Во втором случае мотивация внешних подрядчиков заставляет двигаться проект вперед и сдерживает его в согласованном бюджете и сроках, что дает такому проекту шанс запустится еще до того, как все процессы изменятся или устареют. И первый, и второй случай подразумевает достаточно длинные итерации по внедрению и доработке бизнес-функций, а «бизнес» не стоит на месте и его процессы меняются намного динамичнее, чем автоматизируются. И вот тут надо задуматься об эффективных решениях.

Так какой путь выбрать компании, когда она решится на автоматизацию?

Я считаю, что всегда выигрывают гибридные решения, то есть те, которые объединяют в себе разные подходы и берут от каждого подхода лучшее. По моему мнению, при автоматизации нужно запускать проект и формировать общие команды из внутренних и внешних специалистов. На первых этапах такого проекта нужно тщательно изучать и описывать бизнес-процессы и затем на эти процессы накладывать, как кальку, предложения по их автоматизации. И это нужно делать на заранее выбранных платформах и технологиях. Опыт показывает, что чем современнее технология, тем больше к вам придет специалистов, готовых работать над вашим проектом.

Какая роль государства в автоматизации бизнес процессов для малого и среднего бизнеса?

Я считаю, что государство сейчас неспроста все больше и больше запускает инициатив направленных на стимуляцию экономики через помощь малому и среднему бизнесу. Существует даже государственная программа, направленная на финансирование малого и среднего предпринимательства, и я участвовала в "круглом столе", на котором обсуждали меры по тому, как заставить ее работать эффективнее. Из обучения в бизнес-школе мне четко стало ясно, что на рост ВВП влияет два фактора: количество дееспособной рабочей силы и уровень технологий. С рабочей силой все понятно, мы, например, постоянно тоже сталкиваемся с нехваткой хороших IT-специалистов для наших проектов, а вот уровень технологией и есть тот самый драйвер роста, который имеет смысл наращивать и использовать. С помощью внедрения технологий при том же количестве рабочих мест будет произведен больший объем ВВП. Если мы говорим про сохранение уровня ВВП, то возможно уменьшение количества рабочих мест (тот же объем ВВП может быть произведен меньшим количеством рабочих мест с применением технологий). Сейчас я все чаще слышу о необходимости увеличения высокотехнологичных рабочих мест от высокопоставленных государственных чинов, поэтому государство, похоже, нащупало правильный путь.

Что, по Вашему мнению, означает автоматизация?

Автоматизация бывает разная. Могу пояснить свои слова на примере финансовых бизнес-процессов. Есть бухгалтерский, управленческий, МСФО учет, и зачастую менеджеры для их формирования параллельно вводят одни и те же документы основания операций в разные системы. Когда же мы добавляем технологию в процесс, мы сохраняем тот же объем производства, при этом дублирование функций убирается. Это называется процессом замещения.
Другой вариант представляет собой организацию некоего рабочего места, которое позволяет своему пользователю более эффективно, быстро и качественно выполнять свои функции. При этом оператор такого места должен быть хорошо обученным профессионалом, который предварительно тщательно обучался и готовился к использованию такого рабочего места. В этом случае, технологии дополняют сотрудника, а не заменяют его. Вернемся к примеру о финансовых бизнес-процессах, когда финансовому менеджеру предоставляется инструмент по формированию отчетности, и тогда он может формировать больше отчетности без сбора и выверки всех данных в Excel. Таким образом объем производства (формирование отчетов) финансового менеджера увеличится и он сможет произвести большее количество отчетов.

Сейчас на рынке труда наблюдается большое количество дипломированных людей, которые хотели бы развиваться в финансовой сфере. Как современные технологии повлияют на эту ситуацию?

Дело в том, что на текущий момент недостаточно просто знать финансовый учет. Необходимо уметь его внедрять. Это значит уметь проектировать всю архитектуру финансового учета и автоматизировать его процессы. Чтобы воплотить в жизнь эту задачу необходимы инструменты, позволяющие создавать собственную финансовую архитектуру, но зачастую, при росте технологий многие люди чувствуют себя «беспомощными» поэтому нужно вовлечь людей в сам процесс изменений. Когда бизнес-процесс изменяется программистами, а финансовые менеджеры не участвуют в процессе этих изменений тогда у них отсутствует мотивация для участия во внедрении этих изменений. Если же финансовые менеджеры сами изменяют эти процессы, то они становятся вовлечены в общее дело и у них возникает ощущение причастности к этому процессу и создается внутренняя мотивация.

Правильно ли я понимаю, что ваш сервис представляет собой сплав IT-решения и вашего опыта в области ведения учета и отчетности?

В нашем сервисе мы используем новый подход к автоматизации, который можно назвать, как low-code концепция. Этот подход позволяет вынести все алгоритмы из программного кода на уровень настроек. Что это значит? Теперь не программист автоматизирует процесс, а пользователь, в нашем случае финансовый менеджер, настраивает его под себя. Этот подход дает гибкость, вовлеченность финансовых менеджеров и быстроту реализации. Теперь у компании нет нужды тратить время на длительные разработки направленные на изменение бизнес-процессов. Благодаря такому подходу руководитель компании может оперативно получать нужную для принятия управленческих решений информацию и при необходимости вносить «на лету» корректировки в свои решения.

Как много компаний может рассчитывать на вашу помощь?

Мы три года занимались разработкой своего сервиса «Галочка». Немного расскажу, что из себя он представляет. Глобально сервис состоит из трех блоков. Как вы понимаете все делается пользователем через настройки последовательно выполняя операции этап за этапом, где первый этап это загрузка данных. На втором этапе, понимая, какие данные ему нужны дальше, пользователь определяет, какими аналитическими признаками необходимо обогатить эти данные, например, указывает системе конкретный код или название проекта. То есть, на втором этапе финансовый менеджер определяет как необходимо изменить загруженные данные, все через те же настройки (без программирования). И на третьем этапе, когда пользователь уже загрузил данные и изменил их, он формирует отчетность. Таким образом у сервиса есть всего три уровня последовательных настроек, которые дают финансовому менеджеру возможность загружать данные из разных учетных систем, изменять загруженные данные и формировать отчетность в зависимости от любых требований бизнеса.

Как обычный пользователь, то есть рядовой сотрудник финансовой службы сможет пользоваться вашим сервисом?

Такого рода сервисы не требуют долгого внедрения и кастомизации. Программный код призван только служить и помогать настройкам, он не нужен для создания бизнес-алгоритмов, поэтому срок внедрения таких процессов минимальный. Что касается обучения пользователей, мы поготовили обширную базу разноплановых обучающих материалов, чтобы помочь любому пользователю и в первую очередь финансовому менеджеру адаптироваться к новой технологии. Мы хорошо понимаем, что для всех наш сервис будет новым и непонятным на первых порах. Все привыкли иметь одну кнопку “сформировать отчет”, зачастую не понимая, как он формируется. Мы несем немного другую технологическую идею. Специалист должен прекрасно понимать, как формируется отчет, на основании каких данных. Поэтому, конечно, квалификация людей, которые будут пользоваться этим сервисом, должна быть определенного уровня. Именно поэтому много наших усилий сейчас направлено на повышение квалификации специалистов, занятых в финансовой сфере.

Расскажите, как должен выглядеть современный финансист, чтобы успешно решать задачи своей компании?

Хочется сказать, что этот человек должен не просто бездумно «собирать» отчеты, он должен понимать, как разные показатели или статьи отчета связаны друг с другом и как они отражают происходящее в бизнесе. Это первый момент, который очень важен. На текущий момент финансовый менеджер это не просто человек, который разбирается в учете, это должен быть человек, который понимает, как с точки зрения имеющихся технологий и настройки нужного учета получить результат. Он должен быть немного управленцем, немного маркетологом и, конечно, человеком, который понимает, как устроена архитектура его финансовых бизнес-процессов.

Правильно ли я понимаю, что применение “Галочки” и необходимое построение новой финансовой структуры внутри предприятия даст компаниям некоторое конкурентное преимущество?

Да, безусловно.

Есть ли на международном рынке аналоги подобных технологий, которые мы сейчас пытаемся применить в России?

С точки зрения методологии ведения управленческий учет во всем мире одинаковый. Управленческим учетом нужно и очень интересно заниматься тогда, когда ты видишь, что он отражает не требования государства к «бизнесу», а потребности самого «бизнеса». Теперь про технологии. С точки зрения перехода на low-code концепцию могу сказать, что сейчас многие сервисы переходят на системы переноса бизнес-логики на уровень настроек.

И все же сервис “Галочка” – это про прозрачность или про внутреннюю оптимизацию компании?

Я бы разделила эти два процесса, потому что в настоящее время усилия государства направлены на оптимизацию и цифровизацию взаимодействия «бизнеса» с государством. «Галочка» – это про оптимизацию и цифровизацию внутренних процессов предприятий.

Какие у вас планы на развитие вашего сервиса Галочка?

Сейчас сервис “Галочка” – это система настроек, помогающая финансовому менеджеру. Это первый этап нашего процесса по предоставлению всем желающим цифрового финансового директора. Со временем "Галочка" превратится в настоящего, почти живого цифрового помощника. Мы уже сейчас начинаем делать первые шаги в этом направлении, но хорошо понимаем, что нам для этого нужна основа, то есть информация, которую мы получаем от наших клиентов Это текущие проблемы предприятий и их собственников, их потребности и сложные задачи. Мы все время улучшаем "Галочку" и расширяем ее возможности используя накопленную информацию, чтобы сделать качественный скачок в технологиях и выдать нашим клиентам новый, еще более полезный продукт.

Возвращаясь к Вам как к лидеру в вашей компании, рассматриваете ли Вы для себя возможность заняться помощью не отдельным компаниями, а всем желающим на государственном уровне?

В первую очередь, я хочу оставаться экспертом и быть лидером для своей текущей команды. Потому что мне важно видеть результат своей работы и важно видеть его сейчас. Для меня государственная деятельность не показывает результатов достаточно быстро, но я готова быть на связи с государством, чтобы показывать потребности «бизнеса» представителем которого я сама и являюсь. Что я сейчас и делаю, принимая участие в "круглых столах" в качестве эксперта.

Возвращаясь к сервису, предусмотрели ли Вы вопрос, связанный с информационной безопасностью?

Это очень важный вопрос. Сейчас ситуация в мире очень сильно поменялась и облачным решениям все больше доверяют. Они становятся все более популярны, и крупные компании все чаще открывают облачные сервисы для своих сотрудников для удаленной работы. Сейчас, как вы видите это процесс еще больше ускорился.

Предусматривается ли партнерская программа?

Да, мы сейчас как раз разрабатываем ее, и нам очень интересно поработать с банками. Потому что, как вы наверняка знаете, государство сейчас тратит много ресурсов на льготное финансирование, кредитование среднего бизнеса. Но я отчетливо понимаю, что мало только выделить деньги, нужно создать алгоритмы и инструменты для доступного получения этого финансирования. Зачастую даже у успешных компаний, которым нужны ресурсы, нет возможности предоставить требуемую отчетность в банки для получения кредитов. Трудности наблюдаются как у заемщиков, так и у банков-заимодавцев, поэтому «пробежать» эту длинную дистанцию получается далеко не всем. И вот здесь сервис “Галочка” может помочь предоставлять отчетность в любой дружественный нам банк-партнер в нужном формате, и у банков (у их кредитных менеджеров) отпадет необходимость анализа разношерстных отчетов, потому что все будет автоматизировано согласно требованиям к предоставляемой отчетности.

Насколько для Вас лично важен этот проект?

Через “Галочку” я реализую свой потенциал. Проводя определенные мероприятия и рассказывая аудитории о финансовом учете в целом, я хочу помочь предпринимателям быть конкурентнее. Также “Галочка” для меня это возможность дать бизнесу инструмент, который будь у меня он раньше, помог бы мне сэкономить много времени и сил, а сейчас он уже доступен всем.

На одном дыхании прошла наша сегодняшняя программа. Анна, спасибо вам огромное за то, что вы экспертно представили необходимый сервис, а вы, уважаемые представители финансовой сферы, берите на заметку, что на рынок скоро выйдет новый продукт, который поможет вам понимать, как формируется отчетная система, откуда берутся цифры и, самое главное, быть бизнесу в помощь.