Как построить проектный учет

Как построить проектный учет

Шаг 1: Постановка требований.

Шаг 2: Создание методологии.

  Определение источников данных.

  Варианты использования данных.

    Этап 1: Корректировка сумм в существующих документах.

      Определение доходов и расходов по степени завершенности.

    Этап 2: Распределение всех сумм между проектами.

      Вариант 1: Распределение всех расходов по факту

      Вариант 2: Распределение на основании плановой ставки

Выводы

Один из частных случаев управленческого учета — проектный учет. В данной статье речь пойдет о специфике ведения проектного учета и подходах к формированию отчетности. 

После того как бюджет сформирован и принято решение о «вхождении» в проект, должно быть обеспечено ведение проектного учета и управление проектом. 

Крайне важно не путать проектный учет и управление проектами.

Две активности, связанные с выполнением проекта:

  1. Проектный учет – это управленческий учет по проектам (настроенный таким образом, чтобы выполнять оценку результатов по проектам). 
  2. Управление проектами – это управление людьми, работающими на проекте, с использованием информации получаемой с помощью проектного учета.

Итак. Поскольку проектный учет является частным случаем управленческого учета, к нему применимы все требования и правила, предъявляемые к управленческому учету. Плюс есть специфические особенности. 

Формула проектного учета:

Проектный учет = Управленческий учет + Специфика.

Об общих правилах для управленческого учета я рассказывала на мастер классе «Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета». 

Процесс построения любого учета, в том числе проектного, состоит из трех шагов:

  1. Постановка требований.
  2. Создание методологии.
  3. Выбор инструмента для ведения проектного учета/ автоматизация учета. Это отдельный вопрос для рассмотрения, поэтому посвятим этой теме отдельную статью.

Здесь детально разберем требования к проектному учету и правила, по которым реализовать эти требования.

Как построить проектный учет“Сделай шаг: Ищи вопрос”

Шаг 1: Постановка требований.

При постановке проектного учета, как и в любом процессе очень важно понять зачем и для чего вы это делаете. Здесь, как и в управленческом учете, требования исходят от потребителя управленческой отчетности. Это может быть собственник бизнеса, акционер или инвестор. 

Напомню, что итогом любого учета является отчетность. Отчет представляет из себя таблицу, в которой по строкам отражается статьи доходов и расходов, а в столбцах – аналитика по продукции.  

Таким образом, в своих требованиях к отчетности Вы определяете:

  • структуру строк, уровень детализации статей доходов и расходов, чтобы определить кем генерятся доходы и расходы;
  • вид продукции или Проект, то есть то, на что генерятся расходы и что принесет доход в будущем.
Как построить проектный учет

Шаг 2: Создание методологии.

Определившись с требованиями к проектному учету, можно переходить ко второму важному шагу: созданию методологии ведения проектного учета. Я разделяю этот процесс на три этапа:

  1. Определение источников данных
  2. Варианты использования полученных данных
  3. Определение состава отчетных форм
Как построить проектный учет

Определение источников данных.

Большинство предприятий ведет учет финансово-хозяйственной деятельности, то есть бухгалтерский учет, в нескольких разрозненных системах (например, 1С:Предприятие, ЗУП и другие). На каждом предприятии этот набор индивидуален.  Результатом данного этапа создания методологии будет описание систем и данных, которые вы будете использовать для ведения проектного учета и формирования отчетности.

Варианты использования данных.

Для каждого вида учета, существуют свои правила. Я представляю эти правила в виде линзы (буфера), через которые проходят операции и на выходе получается отчетность

Как построить проектный учет«Серия ознакомительных видеороликов про знакомство с управленческим учетом» 

При создании линзы нужно ответить три вопроса:

  • Какая сумма должна быть отражена в учете? Алгоритмы оценки сумм отдельных операций в тех случаях, когда они не напрямую вытекают из хозяйственной деятельности. 
  • Где? В каких разделах и каких отчетностей должна быть отражена операция.
  • Какая аналитика должна быть присвоена хозяйственной операции. 

Как построить проектный учет«Серия ознакомительных видеороликов про знакомство с управленческим учетом» 

Таковы общие подходы, применяемые к управленческому учету. 

Специфические особенности проектного учета ‒ это:

  • корректировка суммы, или распределение всех доходов и расходов между периодами выполнения проекта. 
  • распределение сумм между проектами, или распределение всех строк (статей затрат) по проектам (столбцам) отчетных форм.

По сути, весь проектный учет сводится к правильному распределению результата хозяйственной операции по срокам и аналитике «Проект».

Остановлюсь подробнее на специфических для проектного учета функциях, чтобы разобраться с общим алгоритмом и деталями их выполнения.

Этап 1: Корректировка сумм в существующих документах.

Для начала давайте разберемся: почему ответ на вопрос «Какая сумма?», отличается в проектном учете и в БУ? Это происходит из-за различий в методологии ведения учетов. В таблице я привела основные из них.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТПРОЕКТНЫЙ УЧЕТ
Отчетный периодкварталмесяц
Признание выручкив конце отчетного периодапо факту возникновения
Признание расходовпо факту возникновенияпо факту возникновения

Эти отличия приводят к несопоставимости доходов и расходов в БУ в разные периоды. 

Так, при формировании отчетности в БУ вся выручка признается в конце периода (после подписания акта выполненных работ) Это может относится к любым проектам (в строительстве, в ИТ, в маркетинге и т.д.). А расходы, например, начисление заработной платы сотрудникам, формируются каждый месяц (управленческий отчетный период). В итоге, одни периоды будут убыточными (нет доходов), а другие периоды будут прибыльными (нет расходов). 

Конечно, этот фактор не влияет на результат за период всего проекта. Но приводит к тому, что в середине проекта нет понимания о его текущей рентабельности. Нет сигналов для принятия мер в рамках управления

Решение данной проблемы существует. Оно содержится в МСФО и заключается в следующем:

Определение доходов и расходов по степени завершенности. 

Для того, чтобы понимать какая степень завершенности у проекта, нужно взять фактические расходы и сравнить с плановыми значениями бюджета. 

Формула для расчета степени завершенности:

Степень завершенности = Фактические затраты/плановые затраты

Как построить проектный учет«Результат проекта. Считаем правильно»

Рассмотрим на примере. 

До начала проекта был сформирован Бюджет, основанный на расчетных и плановых показателях:

  • расчетная ставка штатного сотрудника = 1 650 руб;
  • количество сотрудников на проекте = 1;
  • срок выполнения проекта = 160 дней.

Из данных системы учета рабочего времени сотрудников получаем информацию о фактически отработанном времени на данный проект. Данный показатель составил 80 дней. Следовательно, степень завершенности составляет 50%. 

По факту, в бухгалтерском учете на момент формирования отчетности:

  • отражены:
    • фактические затраты (себестоимость) на штатных сотрудников (начислена заработная плата и налоги на сумму 132 031 руб);
    • фактические командировочные расходы (50 000 руб по авансовым отчетам).
  • не отражены:
    • выручка, так как проект еще не завершен (либо этап проекта) и Акты выполненных работ не сформированы;
    • расходы на Бонусы запланированные в бюджете.

Применяем рассчитанный коэффициент завершенности (50%) к тем статьям бюджета, по которым нет данных в бухгалтерском учете и считаем прибыль и рентабельность проекта на текущую отчетную дату.

ПЛАН (ПО СТАВКАМ)ФАКТ УУ ( ПО ЗАВЕРШЕННОСТИ)
Рентабельность, %37,66%22,66%
Прибыль проекта225 93867 969
Выручка 600 000300 000
Себестоимость штатных сотрудников264 063132 031
Себестоимость субподряда00
Командировочные расходы10 00050 000
Бонусы100 00050 000

Как построить проектный учет«Результат проекта. Считаем на пальцах» 

Этап 2: Распределение всех сумм между проектами.

Существуют два типа хозяйственных операций при выполнении работ на проекте:

  1. Операции, которые полностью относятся к какому-то проекту.
  2. Одна хозяйственная операция должна быть распределена между несколькими проектами. 

Примером таких расходов являются: 

  • заработная плата штатных сотрудников 
  • косвенные расходы (аренда, ФОТ и налоги администрации) 
  • ФОТ и налоги штатных сотрудников, которые непосредственно работают на проектах. 

Как построить проектный учет«Чьи расходы? Распределяем правильно между проектами»

Какие варианты распределения можно применить на практике?

Вариант 1: Распределение всех расходов по факту

Алгоритм более сложный, но и более точный. Он состоит из двух этапов:

  1. Распределение прямых расходов, формируемых через заработную плату штатных сотрудников (ФОТ) и налогов с ФОТ
  2. Распределение косвенных расходов между проектами по разным базам распределения

Косвенные расходы ‒ это те расходы, которые сотрудник потребляет не через заработную плату, а через другие статьи. Например, это может быть аренда офиса, заработная плата руководителя, корпоративные мероприятия и прочее. 

Базу распределения косвенных расходов нельзя унифицировать, так как на каждом предприятии они специфичны и должны быть методологически проработаны.  Например, расходы на аренду офиса можно распределить по количеству всех сотрудников на проекте. 

Вариант 2: Распределение на основании плановой ставки

Алгоритм аналогичен определению расчетной ставки сотрудников при формировании бюджета проекта, только вместо плановых часов используем фактически отработанное время на проекте, которое берем из системы по списанию рабочего времени: 

Формула распределение на основании плановой ставки:

Фактическое время*плановая ставка

Рассмотрим результат применения двух вариантов распределения на примере.

В таблице 1 приведены все хозяйственные операции за отчетный период, при этом:

  • в тех операциях, где затраты напрямую относятся на какой-либо проект, указана номенклатура (первый тип операций);
  • в тех операциях, где необходимо выполнить распределение (второй тип операций), номенклатура не указана, это:
    • аренда офиса;
    • заработная плата;
    • страховые взносы;
    • корпоративные мероприятия.
Таблица 1. Хозяйственные операции за отчетный период
ДОКУМЕНТАНАЛИТИКА ДТДЕБЕТКРЕДИТСУММА БУСУММА УУСТАТЬЯ PLБННОМЕНКЛАТУРА
Реализация (акт, накладная) 1Контрагент 1 Договор 162,0090,00100 000,00300 000,00Проектная деятельностьSAPПроект  1 
Реализация (акт, накладная) 2Контрагент 1 Договор 262,0090,00200 000,00200 000,00Проектная деятельность1CПроект  2
Реализация (акт, накладная) 3Контрагент 2 Договор 362,0090,00300 000,00300 000,00Собственные решенияМетодологияСервис
Реализация (акт, накладная) 4Контрагент 2 Договор 462,0090,00400 000,00400 000,00Собственные решенияМетодологияСервис
Поступление (акт, накладная) 1Субподрядчики ИП26,0060,00150 000,00150 000,00Себестоимость услуг/субподрядМетодологияСервис
Поступление (акт, накладная) 2Дизайн сайта26,0060,005 000,005 000,00Дизайн сайтаМетодологияСервис
Поступление (акт, накладная) 3аренда офиса26,0060,00200 000,00200 000,00аренда офиса
Поступление (акт, накладная) 4Субподрядчики  юр. лица26,0060,0060 000,00
Поступление (акт, накладная) 7Командировочные расходы 26,0071,0050 000,0050 000,00Командировочные расходы SAPПроект  1 
Отражение зарплаты в бухучете Заработная плата26,0070,00610 000,00610 000,00
Отражение зарплаты в бухучете Страховые взносы26,0070,0091 500,0091 500,00
Расходы акционерапредставительские расходы20 000,0020 000,00представительские расходы1CПроект  2
Расходы акционераКорпоративные мероприятия100 000,00100 000,00Корпоративные мероприятия
Бонусыдоначисленные бонусы50 000,00бонусыSAPПроект  1 
доходы1 200 000
расходы1 276 500
прибыль-76 500

Как построить проектный учет“Определяем источники данных” 

Вариант 1 распределения расходов: по фактическим затратам 
  1. Выполним соотнесение фактически отработанного времени сотрудников в натуральном выражении (часы) и денежном выражении (ФОТ)..
  2. Распределим Косвенные расходы используя различные базы распределения.  
Таблица 2. Исполнение бюджета с распределением расходов по фактической себестоимости 
ПРОЕКТ 1ПРОЕКТ 2СЕРВИСИТОГО
Выручка 300 000р.200 000р700 000р200 000р
Прямые расходы 
ФОТ— 103 750р. — 78 750р. — 227 500р. — 410 000р. 
Налоги с ФОТ  — 15 563р. — 11 813р. — 34 125р. — 61 500р. 
Себестоимость услуг/субподряд— 150 000р. — 150 000р. 
Бонусы— 50 000р. — 50 000р. 
Командировочные расходы — 50 000р. — 50 000р. 
Представительские расходы— 20 000р. — 20 000р. 
Реклама и маркетинг— 5 000р. — 5 000р. 
Косвенные расходы— 132 500р. — 88 333р. — 309 167р. — 530 000р. 
Всего распределяемые—  1 001 500р. 
Прибыль за период— 56 813р. 1 104р.— 20 792р.— 76 500р.

Как построить проектный учет«Распределение затрат по проектам. Прямые и косвенные расходы. Подход 1» 

Вариант 2 распределения расходов: по плановой себестоимости 

Выполним соотнесение фактически отработанного времени сотрудников в натуральном выражении (часы) и плановую себестоимость сотрудников. Напомню, что в плановой себестоимости сотрудника, помимо его основной ставки, учитываются и плановые косвенные расходы.

Таблица 3. Расчет расходов по плановой себестоимости сотрудников 
ФИОJIRA, ЧАСЫСТАВКАСЕБЕСТОИМОСТЬ ПО СТАВКАМ
Проект  1 Проект  2СервисПроект  1 Проект  2Сервис
Сотрудник 110030301 650165 03949 51249 512
Сотрудник 25040701 56178 02762 422109 238
Сотрудник 320301101 56131 21146 816171 660
Сотрудник 420201202 10041 99241 992251 953
ИТОГО316 270200 742582 363

В итоге, после разнесения результатов расчета расходов по плановой себестоимости, могут сложиться, так называемые, «нераспределенные расходы», которые неизбежно возникают при использовании плановых данных и корректируют итоги распределения затрат по проектам. Нераспределенные расходы могут быть со знаком плюс, в том случае, если общая сумма распределенных по проектам расходов превышает итоговую сумму расходов, и наоборот. 

Таблица 4. Исполнение бюджета с распределением расходов по плановой себестоимости
ПРОЕКТ 1ПРОЕКТ 2СЕРВИСНЕРАСПРЕДЕЛЕННЫЕИТОГО
Выручка 300 000р. 200 000р. 700 000р. 1 200 000р. 
Итого выручка300 000р. 200 000р. 700 000р. —  р. 1 200 000р. 
Себестоимость штатных сотрудников— 316 270р. —  200 742р. —  582 363р. 97 875р. — 1 001 500р. 
Себестоимость субподряда—  150 000р. — 150 000р. 
Командировочные расходы—  50 000р. — 50 000р. 
Бонусы— 50 000р. —  р. — 50 000р. 
Реклама и маркетинг— 5 000р. —  р. — 5 000р. 
Представительские— 20 000р. — 20 000р. 
прибыль за период—  121 270р. — 20 742р. —  32 363р. 97 875р. — 76 500р. 

Как построить проектный учет«Распределение затрат по проектам. Прямые и косвенные расходы. Подход 2»

Выводы

Если сравнить расчеты с использованием двух вариантов распределения расходов, то явно видно разницу:

  1. В варианте 1 присутствуют прямые и косвенные распределяемые расходы, в варианте 2 таких расходов нет. Они объединяются в общую строку расходов «Себестоимость штатных сотрудников».
  2. В варианте 1 все расходы распределяются по проектам, в варианте 2 есть столбец «нераспределяемые расходы», предназначенный для корректировки распределенных сумм по проекту.
  3. Расчетная текущая прибыль по проектам различна.
ПРОЕКТ 1ПРОЕКТ 2СЕРВИСНЕРАСПРЕДЕЛЕННЫЕ ИТОГО
Прибыль за период по варианту 1-56 812,501 104,17-20 791,670,00-76 500,00
Прибыль за период по варианту 2-121 269,53-20 742,19-32 363,2897 875,00-76 500,00

При всех достоинствах и недостатках, оба варианта распределения расходов имеют право на применение. Что выбрать – решать вам.

Как построить проектный учет«Сравниваем подходы к распределению расходов по проектам и выбираем победителя»

Шаги построения Проектного учета:  
  1. Формирование требований к управленческой отчетности.
  2. расчет финансового результата по проектам. 
  3. Создание методологии учета для реализации поставленных требований.
  4. расчет сумм в операциях; 
  5. распределение суммы между проектами. 
  6. Создание инструментария оперативного формирования отчетности в соответствии с разработанной методологией (архитектура решения).
  7. автоматизированная система ведения управленческого учета и формирования отчетности. 

После прочтения этой статьи и просмотра практического мастер-класса по данной теме вы сможете организовать Проектный учет на своем предприятии, который, в свою очередь,  поможет:

  • распределять ресурсы между проектами на основе информации, а не интуиции;
  • формировать правильные системы мотивации, повышая рентабельность проектов.

В следующей статье рассмотрим автоматизацию проектного учета.

Получить консультацию

    Нажимая "Отправить", я принимаю условия и соглашаюсь на обработку персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки и защиты персональных данных в ООО «БИЗАПС», согласием на обработку персональных данных.
    Отвечу на любые вопросы
    Underconstuction

    Теги: