Введение: в этой статье рассмотрим алгоритм формирования бюджета для проекта

Для начала давайте определим: ведете вы проектную деятельность или нет. Стоит ли вам читать дальше. Для этого оцените работы, которые выполняет ваше предприятие или подразделение, используя критерии:

• УникальностьЕсть работа, которая отличается от текущей (операционной);
• Наличие целиДля работы установлены понятные измеримые цели;
• ОграниченияРабота ограничена по времени и по бюджету.

Так как работу выполняет персонал, следовательно, к трем указанным критериям мы добавим еще один – наличие специализированного персонала, который формирует проектную команду.

Вывод: Проект – это любая деятельность предприятия, которую можно оценить по четырем критериям:

1. Уникальность
2. Цель
3. Бюджет и срок выполнения
4. Проектная команда

В целом, к проектной деятельности можно отнести: строительство объектов, запуск новой линии продукции (от табурета до бриллиантового кольца), любые виды ремонта, подбор персонала для компаний, внедрение ИТ-проектов, открытие нового магазина, салона и прочее. Практически любой бизнес так или иначе ведет проект. Поэтому тема проектного учета является очень актуальной и востребованной.

«Проект или не проект?  Вот в чем вопрос»

С чего начинается любой проект? С бюджета. На основе бюджета рассчитывается плановая себестоимость проекта, без четкого понимания которой нельзя принять правильное управленческое решение: идти в проект или нет. 

Существует два варианта формирования бюджета проекта:

1. Исходя из выручки. Заказчик озвучивает стоимость, которую он готов заплатить заказчик за проект, и которая будет формировать ваш доход.  Вы формируете затраты, и определяете, соответствует ли рентабельность проекта вашим требованиям.
2. Исходя из плановых затрат на проект. Вы формирует плановую себестоимость работ и добавляете свой процент рентабельности, полученная стоимость будет плановым доходом.  В данном варианте, уже заказчик решает, устраивает его стоимость проекта или нет.

В структуре бюджета проекта все расходы можно разделить на два блока:

1. Расходы, которые включаются в проект через ставку/себестоимость штатных сотрудников. То есть, сотрудник «потребляет» расходы и далее эти расходы относятся на проект по формуле:
2. Расходы, которые не относятся к себестоимости штатных сотрудников: расходы на командировки, расходы на привлечение субподрядчиков, бонусы и премии РМ и прочее. Данный вид расходов ложится на себестоимость проекта напрямую, не через ставку сотрудников.

У многих проектных бизнесов, себестоимость штатных сотрудников – это основная статья в структуре расходов. И совсем не случайно при формировании бюджетов возникают вопросы: 

• Как рассчитать полную себестоимость сотрудников и сформировать продажные ставки для оценки проектов?
• Как определить итоговую фактическую рентабельность проекта для расчета вознаграждения сотрудников и руководителя проекта?

Для того, чтобы сформировать бюджет проекта, где основная составляющая расходов – себестоимость штатных сотрудников, необходимо участие как минимум двух подразделений: 

1. Бизнес-подразделение, или руководитель проекта, который на основе своего опыта, и сведений о плановых работах на проекте формирует:
   • по первой составляющей бюджета — сведения в натуральных показателях:
   — срок проекта;- количество человек;- количество часов;
   • по второй составляющей расходы на: 
   — командировки;- привлечение субподрядных организаций;- бонусы по итогам выполнения проекта;- прочие расходы по проекту;
   • итоговый бюджет. С учетом данных финансово-экономической службы о расчетной ставке штатного сотрудника. 
2. Финансово-экономическая служба, которая формирует:

• расчетную ставку штатных сотрудников. 

Теперь рассмотрим на примере:

1. РП формирует входную информацию по выполнению проекта:
2. Финансовая служба рассчитывает ставки по сотрудникам, используя основное правило формирования бюджета – все расходы должны быть включены в себестоимость.
3. Общая ставка для всех сотрудников
4. Для определенного уровня сотрудников (грейдов)
5. Для сотрудников по БН (бизнес направления)
6. Для каждого сотрудника
7. РП планирует трудозатраты по проекту в часах и днях и определяет прочие плановые расходы по проекту: командировочные, бонусы, субподряд.

Используя расчетную ставку по сотруднику 1, предоставленную финансовой службой, РП формирует итоговый бюджет:

“Ставка на сотрудника на пальцах”