Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 2

В этой статье мы продолжим тему строительного учета. Начало.

Напомним. Так как деятельность строительных компаний является проектно-ориентированной, управленческий учет для них строится на основе проектного учета с добавлением определенной специфики. Специфика состоит в необходимости получать аналитику как по каждому объекту строительства, так и внутри объекта - по зданиям и сооружениям. Кроме того, по сравнению с проектным бизнесом, специфичны строительные расходы. Отсюда возникает потребность в разработке специальных алгоритмов для учета отдельных видов расходов. Например, распределение расходов между разными объектами строительства, 

Этапы построения управленческого учета неизменны для всех видов деятельности:

Этап 1. Определение требований к учету.

Этап 2. Создание правил реализации сформированных требований.

Этап 3. Автоматизация созданных правил.

Первый из них мы рассмотрели на примере строительной компании “Строим все” в статье «Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 1». Перейдем ко второму этапу.

«Что главное в бизнесе? Главное - хороший план»

Этап 2 Построение методологии учета

После того как определили требования к учету, можно переходить к этапу 2: созданию правил для реализации этих требований (построению методологии).

Методология строится в три простых шага:

Шаг 1. Определение источников данных.

Для управленческого учета (УУ) используются данные из различных систем ‒ источников данных. Поэтому, в самом начале необходимо определить: какие данные и из каких источников необходимы для реализации требований. 

Для проектного учета часто используют:

• систему учета рабочего времени, например Jira;

• систему расчета заработной платы, например, 1С ЗУП;

• систему бухучета - 1С Бухгалтерия;

• дополнительно могут использоваться электронные таблицы и документы.

Для строительного бизнеса основным источником данных является смета. Один из часто запрашиваемых управленческих отчетов ‒ соотнесение запланированных (смета) и фактических расходов. Кроме того, по сравнению с проектным учетом, добавляется учет расхода материалов и времени работы спецтехники, поэтому соответствующие учетные системы тоже необходимо использовать как источники данных. 

«Где брать данные?»

Источник данных	Используемые данные
Система учета рабочего времени  (Jira, Bitrix, ...)	Данные учета рабочего времени сотрудников по проектам
Система бухгалтерского учета (1C: Бухгалтерия, ...)	Сведения о хозяйственных операциях за период
Система учета персонала (1С: ЗУП,...)	Сведения о начислении заработной платы по сотрудникам
Система учета договоров	Параметры заключенных договоров: сумма, срок и т.д.
Смета	Плановые значения расход по отдельным объектам
Система учета техники	Данные по времени работы спецтехники по обьектам
Система учета материалов	Данные по расходам материалов по объектам

Пример. Системы учета ‒ источники данных компании “Строим все”

Уже на этом этапе построения Управленческого учета стоит определиться с системой, которая будет использована для автоматизации. Сводить множество ежедневных данных из нескольких учетных систем «на бумаге» и даже в электронной таблице невозможно. Необходима автоматизированная система, позволяющая загружать данные автоматически. Определившись, откуда такая система будет брать данные, можно переходить ко второму шагу.

Шаг 2. Настройка алгоритмов использования данных

После того как принято решение: из каких источников и какие данные будем использовать, необходимо определить как мы будем использовать эти данные.

Например, для управленческого учета (УУ) зачастую используют данные из бухгалтерского учета (БУ). Но это не копирование. Каждая хозяйственная операция обрабатывается по определенным алгоритмам. Так как речь идет о внутреннем учете компании, алгоритмы такой обработки задаются в зависимости от требований к отчетности. Пример требований к управленческой отчетности для компании “Строим все” рассмотрены в статье  на нашем сайте.

Вариантов переноса данных из БУ в управленческий учет всего пять

• оставить без изменения ‒ хозяйственные операции отражаются одинаково  в БУ и УУ ;

• добавить данные - внесение операций в УУ, которые не были отражены в БУ

• изменить сумму;

• изменить суть;

• изменить аналитику.

Добавление аналитики необходимо абсолютно для всех операций, в соответствие с требованиями, сформированными на Этапе 1 На первый взгляд, сложно определить: нужно ли изменение суммы или сути хозяйственной операции. На деле разобраться в этом довольно просто. Мы рассказали об этом на вебинаре.

Специфика корректировки данных для управленческого учета в строительном бизнесе:

1. Распределение всех расходов и доходов между периодами ‒ корректировка сумм операций.

Строительство объектов занимает длительное время, а отчет выполняется за конкретный период, поэтому суммы всего проекта необходимо распределять между периодами, аналогично проектному учету.

Кратко об этом в ролике: 

«Погружение в специфику»

Для строительного бизнеса при таком распределении усложняется расчет степени завершенности проекта. При расчете, помимо учета рабочего времени сотрудников, добавляется расчет по материалам. Общая степень завершенности проекта учитывает все виды используемых ресурсов.

«Эта долька для ежа»

1. Распределение сумм между всеми необходимыми аналитикам: объектами, сооружениями и другими видами деятельности. Например, список аналитик для компании “Строим все”:

• строительно-монтажные работы;

• объект 1:

• сооружение 1;

• сооружение 2.

При учете расходов используется два вида распределяемых затрат: 

• прямые распределяемые;

• косвенные распределяемые.

Кроме того, в строительном бизнесе такие расходы распределяются по большему количеству баз распределения (драйверов), в отличие от проектного. 

Драйвер затрат — это показатель, характеризующий связь между затратами и объектами учета.

«Что такое драйвер?»

Пример распределения косвенных расходов компании “Строим все”

Компания “Строим все” ведет строительство одного объекта, состоящего из двух сооружений. Загрузив данные из учетных систем, получили следующие суммы косвенных производственных расходов:

• благоустройство - 160 000 руб.;

• проектные работы - 1 528 000 руб.

Эти расходы не являются прямыми и требуют распределения.

Что является драйвером для проектных работ? Чем сложнее сооружение, тем выше выручка и более сложным является его проектирование. Поэтому, драйвером для проектных работ является сложность. Монетизацией сложности является выручка. 

Для затрат на проектные работы выручка ‒ это драйвер распределения.

Затраты на благоустройство территории связаны с площадью сооружения, построенного на этой территории. Площадь сооружения является драйвером затрат по благоустройству.

Для затрат на благоустройство площадь ‒ это драйвер  распределения. 

Распределив расходы, можно анализировать рентабельность каждого сооружения, а не общую рентабельность объекта.

Результат шага 2: получение  измененных данных. Теперь можно переходить к финальному шагу: определить какие отчетные формы необходимы.

Шаг 3. Определение состава отчетных форм

Для управленческого учета, как и для любого другого, основными являются три вида отчетности.

• Баланс

• CF

• PL

Знакомство с управленческим учетом 

Однако, управленческая отчетность для строительных компаний тоже имеет свою специфику.

Чаще всего используется отчет план-факт, за основу которого, по плановым показателям, берется смета и  рассчитываются фактические показатели в том числе использую степень завершенности каждого сооружения или любого другого объекта.

Пример. Отчет сопоставления плановых и фактических значений компании “Строим все” по одному сооружению

В дальнейшем, при выборе автоматизированной системы для управленческого учета, необходимо внимательно смотреть: есть ли в ней необходимые руководству компании шаблоны отчетов или возможность их создания.

Кроме того, состав отчетных форм может изменяться. Поэтому в системе автоматизированного управленческого учета  должна быть возможность добавления новых отчетов и изменение форм существующих

Выводы

Создание методологии управленческого учета происходит в три шага. 

1. Определяются источники данных и уточняется какие именно данные будут использованы. Для строительного учета важным источником плановых показателей является смета. Кроме этого, необходимы данные о рабочем времени сотрудников, учет материалов, учет времени работы техники, учет договоров и сведения о хозяйственных операциях из бухгалтерского учета.

2. Устанавливается, по каким алгоритмам полученные данные будут изменены или дополнены. Данные из бухгалтерского учета о каждой хозяйственной операции дополняются аналитикой. Суммы расходов распределяются по столбцам аналитики в соответствии с драйверами распределения затрат. 

3. Определяется состав отчетных форм. 

Специфика строительного учета обусловлена большими объемами материалов, необходимостью учета не только рабочего времени сотрудников, но и строительной техники. Это большие объемы данных. Поэтому систему управленческого учета в строительном бизнесе необходимо автоматизировать. Тогда требуемая для управления стройкой отчетность может быть получена быстро и без дополнительных затрат времени и денег. Об автоматизации управленческого учета для строительных компаний мы расскажем в следующей статье.