Автоматизация проектного учета. Подводные камни

Несмотря на стремительное развитие цифровой экономики, к процессу автоматизации многие относятся с неким страхом. Руководителей пугает необходимость увеличения персонала на поддержку ИТ-систем, финансовые затраты на приобретение и внедрение.

Конечно же, без дополнительных затрат не обойтись. Тем не менее, если подойти к процессу автоматизации правильно, финансовые расходы быстро окупятся за счет повышения эффективности работы компании. Сегодня существуют IT-решения, которые несложно адаптировать под ваши требования и поддерживать без привлечения дополнительного персонала программистов и администраторов. Применение таких решений не требует увеличения штата сотрудников.

На вебинаре

«Сам себе регулятор»

я рассказывала про общие подходы к автоматизации управленческого учета и возможные инструменты.

В этой статье рассмотрим автоматизацию проектного учета, как частного случая управленческого учета. Она завершает цикл статей, подготовленных на основе мастер-класса «Проектный учет».

В статье «Как построить проектный учет» мы разобрали основные подходы к определению требований и разработке методологии ведения проектного учета. Опыт подсказывает, что «вручную» организовать такой учет крайне трудоемко, даже для небольшого количества проектов. А если в работе более пяти проектов одновременно, то практически невозможно.

Справиться с этой задачей поможет автоматизация. 

Если у вас уже сформированы требования к ведению учета и формированию отчетности, разработана методология, то задача сильно упрощается. 

Процесс автоматизации проектного учета

В целом не отличается от автоматизации других бизнес-процессов и заключается в последовательном выполнении следующих задач:

1. Формирование цели автоматизации. 

Для проектного учета, мы определяли цели в форме требований к отчетности.

2. Определение бизнес-процессов для автоматизации.  

Это этап разработки методологии ведения бизнес-процессов по проектному учету и отражения хозяйственных операций. «Методология. Получаем. Изменяем...»

В процессе подготовки методологии необходимо определить, какие бизнес-процессы вам необходимо автоматизировать.

3. Формирование технического задания.

На данном этапе нужно описать то, что вы хотите получить от автоматизации, то есть определить требования к ИТ-системе, далее рассмотрим этот вопрос более подробно.

4. Выбор программного обеспечения.https://youtu.be/VPnGFKrs_Gc

На данном этапе необходимо провести анализ существующих на рынке ИТ-продуктов решений и определить, насколько они соответствуют вашим требованиям, далее рассмотрим этот вопрос более подробно.

5. Внедрение ИТ-системы.

Рассмотрим требования к ИТ-системе и существующие решения на примере бизнес-процессов, описанных в предыдущей статье по проектному учету. Весь процесс по ведению проектного учета я разбила на четыре более детальных процесса и провела анализ возможности использования автоматизированных систем для каждого из них.

Процесс 1: Проставление аналитики «Проект» на хозяйственной операции

Требования к ИТ-системе

Так как регламентированный бухгалтерский учет не требует детализации по аналитике «Проект», необходимо предусмотреть дополнительную обработку или «обогащение аналитическим признаком» всех хозяйственных операций, имеющих отношение к работам на проектах. 

Варианты автоматизации

• Excel, проставление аналитики на хозяйственных операциях в таблице, с последующей обработкой через формулы или макросы. Используется, если алгоритмы такой обработки не очень сложные и их можно однозначно определить;

• учетная система бухгалтерии (1:С Предприятие или другие системы). При проведении хозяйственной операции в БУ можно добавлять аналитику.

Для этого потребуется: 

• дорабатывать систему по БУ;

• добавить в обязанности бухгалтеру проставление аналитики проекта.

• система управленческого учета. Автоматическое добавление аналитики на необходимые операции через настройки.

Это должно работать так: вы загружаете данные в вашу управленческую систему и там устанавливаете: для каких операций и какую дополнительную аналитику хотите добавить. При необходимости, устанавливаете алгоритмы ее добавления.

Процесс 2: Отражение сотрудниками времени по проектам

Требования к ИТ- системе

Для корректного расчета и распределения затрат необходимо учитывать рабочее время сотрудников в разрезе проектов. 

Данные о фактически отработанном рабочем времени необходимы для того, чтобы:

• рассчитывать сумму выручки по проектам;

• распределять косвенные расходы на сотрудников между проектами, то есть те, которые непосредственно не относятся на проект.

Варианты автоматизации

Для учета рабочего времени по проектам, потребуется специализированная ИТ-система. 

Самые распространенные системы по учету времени сотрудников:

• Jira;

• Битрикс;

• Trello.

Процесс 3: Расчет суммы выручки и некоторых расходов

Требования к ИТ-системе

Возможность проведения операций доначисления выручки и расходов, исходя из степени завершенности проекта.

Варианты автоматизации

• в Excel можно провести такой расчет, но это достаточно трудоемко. Необходимо «вручную» переносить данные в таблицы, прописывать формулы, затем расчётные данные переносить в учетную систему. Помимо доначисления выручки и расходов для целей проектного учета, необходимо выполнять итоговую выверку суммы по проекту;

• в системе Управленческого (проектного) учета, которая обладает гибкой настройкой формул для расчета суммы операции, чтобы можно было указать по каким алгоритмам выполнять расчет суммы. Тогда, используя данные из БУ, бюджет проекта и фактически отраженное время, можно сформировать алгоритм расчета суммы.

Процесс 4: Распределение одной хозяйственной операции между несколькими проектами

Требования к ИТ-системе

Возможность автоматического распределения суммы одной хозяйственной операции на несколько проектов, на основе настраиваемых алгоритмов.

Варианты автоматизации

• в Excel можно реализовать только очень простые алгоритмы распределения и при небольшом количестве проектов. 

• в системе Управленческого учета, в которой должны быть реализованы функции:

• загрузка данных из системы учета рабочего времени;

• настройка «соотнесения» времени и начисленной ЗП;

• настройка разных алгоритмов распределения для разных статей.

«Пошаговое руководство автоматизации проектного учета»

В итоге, архитектура автоматизации проектного учета, которую я рекомендую на основании своего опыта, должна выглядеть так, как представлено на рисунке.

Архитектура для автоматизации проектного учета

Использование данной архитектуры, позволит вам оперативно получать необходимые для принятия управленческих решений отчеты.

Напомню, что требования к управленческой (проектной) отчетности, то есть набор Статей и Аналитик, вы определяете самостоятельно на первом шаге постановки проектного учета. 

Визуально формуляр любого отчета по проектному учету можно представить в виде схемы, например:

Схематическое представление. Отчет PL

Итоги

Это общие подходы к автоматизации проектного учета. Конечно, переход на ИТ-платформу требует вложений ресурсов: и временных, и финансовых, и человеческих. Но, при всех явных затратах, в это действительно стоит инвестировать.

Преимущества автоматизированного учета:

• обеспечение оперативной и достоверной информацией;

• высвобождение рабочего времени сотрудников, занимающихся «ручным» сведением данных из разных систем;

• повышение точности учетных данных;

• повышение эффективности предприятия. 

Поскольку этой статьей я закрываю тему проектного учета, еще раз подчеркну: Правильное ведение проектного учета, не является очень простым процессом.

«Выбрать инструмент и не пожалеть»

Разрабатывая для вас автоматизированный сервис управленческого учета Галочка, мы учли все требования, предъявляемые к управленческому учету и проектному учету. Предлагаю вам познакомиться с сервисом, и узнать о нем более подробно.