Компания Bizapps активно разрабатывает собственные ИТ-решения и участвует во внедрении комплексных ИТ-проектов. Такой подход позволяет нам тесно взаимодействовать с представителями бизнеса, понимать их проблемы, решать их и «упаковывать» эти решения в уже готовые ИТ-продукты. Наши филиалы есть в Москве, Казани, Симферополе.

Однажды, когда направлений нашей деятельности стало больше одного, мы пришли к необходимости как-то оценивать успешность своей компании. Доходы и расходы в какой-то степени отражаются в бухгалтерской отчетности. Там же рассчитывается «регламентная прибыль», т.e прибыль для целей налогообложения. Но гораздо  важнее знать «управленческую прибыль» и  откуда эта прибыль берется, чтобы управлять своим бизнесом. Нам понадобилась информация о фактическом положении дел компании, охватывающая всю деятельность и всех, кто в ней участвует:

· для формирования стратегии развития бизнеса;

· для эффективного тактического управления.

Возникла необходимость вести Управленческий учет (УУ). Какую информацию он дает? 

Результатом ведения любого учета является набор отчетов. В Управленческом учете,как и в любом другом учете, важно использовать три основные формы, которые мы детально описывали в статье «Финансовая отчетность»:

· Баланс (описание состояния компании на дату);

· PL (оценка прибыльности за период);

· CF (оценка денежного потока).

Сначала выстраивается некоторая схема (методология) учета. Затем собираются данные. Тогда в любой момент времени можно сформировать отчеты, на основании которых принимать бизнес-решения.

Шаг 1. Структура учета

Первое, что необходимо сделать для построения методологии Управленческого учета — ответить на вопросы:

1. Что я хочу знать о своем предприятии?
2. Какие статьи доходов и расходов для меня важны? 
3. Информацию по каким подразделениям/продуктам/бизнес направлениям я буду отслеживать? 

То есть, данные будут рассматриваться:

1. По структуре бизнеса. В нашем случае это два справочника Excel: 

Справочник по бизнес-направлениям (БН)

BizApps ведет проекты по пяти направлениям: SAP, 1С, Разработка, Методология и Администрирование.

Справочник по бизнес-единицам (БЕ)

Другой взгляд на структуру бизнеса – это бизнес-единицы (БЕ), то есть, наши филиалы:

· Москва

· Казань

· Симферополь

Справочник (БЕ) строится так же, как и предыдущий.

Бизнес-направления и Бизнес-единицы – это то, КЕМ создаются доходы и расходы.

1. По продуктам/услугам.

Справочник по продуктам

Виды деятельности (выпускаемые продукты) – это то, что приносит  доходы и на что потребляются расходы.

Для начального понимания как что строить этого достаточно. Со временем такой список можно и нужно  изменять при изменении структуры  бизнеса и/или продуктов.

В итоге мы получили необходимые аналитические разрезы:

Разрезы аналитики компании BizApps

Разделы (разрезы) аналитики нужны, чтобы формировать столбцы нашего отчета. Строками будут статьи доходов или расходов, которые мы решили отслеживать. То есть, Детализация.

Детализация. Статьи доходов и расходов 

Со временем такой список, так же как и состав Аналитики, может меняться.

В конечном итоге структура наших трех отчетов, ради которых все затевалось: PL, CF и BL (Баланс) выглядит так:

Структура управленческих отчетов BizApps

Шаг 2. Работа с данными

На этом этапе возникли еще три вопроса:

1. Откуда брать данные для Управленческого учета?

2. Как эти данные соединять между собой, нужно ли их корректировать?

3. Как будут выглядеть наши отчеты?

Хозяйственные операции и сведения о зарплате сотрудников BizApps отражаются в программе 1С. Сведения о рабочем времени сотрудников  — в JIRA.

Итак, наши источники данных для УУ:

· сведения о хозяйственных операциях берем из 1С Бухгалтерия;

· расчет затрат на сотрудников (заработная плата) из 1С Зарплата.

· количество затраченного каждым сотрудником времени на различные проекты  — из JIRA.

·  для данных, которые не отражались в предыдущих инструментах, используется Excel.

Информация из Бухгалтерского учета не всегда идет в Управленческий учет «как есть». Иногда ее нужно корректировать: 

· по сумме операции;

· по сути операции;

· по аналитике.

Подробнее о необходимости корректировки данных для переноса из БУ в УУ мы рассказали на мастер классе Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета

Корректировка данных Бухгалтерского учета

В таблице видно, что сведения берутся из бухгалтерского учета (БУ) и из Excel (то, что в БУ не вошло). Затем некоторые данные бухгалтерского учета (БУ) корректируются:

1. По сумме. В первой строке таблицы сумма бухгалтерского и управленческого учета отличаются. Почему отличается сумма и как ее рассчитывать подробно рассказано в мастер классе Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета

2. По сути операции. Например, то, что в бухгалтерии считается расходом на проект, в Управленческом учете не относится к расходам, пока проект не запущен. До запуска проекта расходы на него – это нематериальный актив.

3. По аналитике. Аналитику нужно добавлять ко всем хозяйственным операциям. Алгоритмы ее добавления по проектам мы осветили в мастер классе Проектный учет.

Цель построения Управленческого учета в том, чтобы «развернуть» какую-то статью доходов или расходов в разрезе выбранной Аналитики. Допустим, у нас имеется бухгалтерская статья расходов «Зарплата», которую мы при помощи данных из JIRA, где есть сведения о затратах рабочего времени по сотрудникам, «разбиваем» по Бизнес-направлениям, исходя из того, на что именно затратил свое время сотрудник. И по Продуктам/Проектам. Делается это пропорционально. Таким образом, мы как бы “совмещаем” два ресурсных измерения: время сотрудников и наши расходы на их время.

Корректировка данных о зарплате

Дополнительная аналитика

Плюс каждой операции по отражению доходов и расходов необходимо присвоить статью (PL) и добавить раздел аналитики из ранее сформированных справочников. В данном случае это БН и Номенклатура.

Шаг 3. Автоматизация

Когда мы определились с требованиями к Управленческому учету, нашли откуда возьмем для него данные, пришло время его автоматизировать. Найти такое приложение, которое предоставит нам возможность ввести или, лучше, импортировать данные и внесет результаты в таблицы отчетов.

На рынке существует множество различных IT-решений для Управленческого учета. Есть специализированные, содержащие в себе какую-то схему (методологию) его построения. Есть универсальные решения, которые многое умеют, но для конкретной задачи требуют множества настроек. Как простых, так и довольно сложных.

Таким универсальным, но не автоматизированным, решением для большинства финансовых менеджеров является Excel. В него можно импортировать данные из 1С. Это табличный процессор, а мы работаем с таблицами. И он достаточно универсален. Со временем, устав «бороться» с различными настройками, мы создали свое решение для ведения Управленческого учета и не только. А на начальном этапе в Excel наш отчет по Бизнес-направлениям выглядел так:

Отчеты по Бизнес направлениям (БН) и Бизнес единицам (БЕ) строились аналогично.

Выводы: «Построение Управленческого учета на предприятии» — звучит грозно, но это вполне решаемая задача. Важно определиться с выбором разрезов аналитики, откорректировать и дополнить  данные из Бухгалтерского учета. В итоге, из управленческих отчетов понять о компании можно очень многое, если не все. Завершением построения такого учета будет его автоматизация. Работу с большими объемами информации удобнее вести не на бумаге,а в автоматизированной системе.