Digital CFO Екатерина Фурзикова рассказывает, как выбрала для МФО «А Деньги» решение «Галочка». Небольшой спойлер: «Галочка» удивила своими возможностями, даже на фоне более известных международных решений.
Вводные и проблема
Я попытаюсь рассказать максимально честную историю от первого лица. «А Деньги» — это микрофинансовая организация. Наверное, это первая публичная МФО крупного банка, потому что в других банках они существуют как более техническая история. Эту компанию «Альфа-Банк» организовал около полутора лет назад в качестве стартапа. На конец третьего квартала прошлого года мы были четвертые среди всех МФО в России.
При таком темпе, когда компания за год так выстреливает в топ, неизбежны просто огромные проблемы этого роста. Сейчас мы выдаем больше 10 000 займов в день. Для каждого из них формируем порядка 10 проводок в бухгалтерском учете. Объем данных в компании — огромный. Микрофинансовая организация — это не кредитная компания, которая формирует отчетность по стандартам Центробанка. Это очень жесткие, очень регламентные стандарты, с высоким уровнем детализации, вплоть до каждого займа. Но при этом, учет этих компаний ведется в 1С.
Собственно, когда мы столкнулись с тем, что это нужно автоматизировать, у нас было очень много интересных упражнений. Что у нас было на выходе? У нас было 1С: УМФО. Это управление микрофинансовой организацией, стандартная история, стандартная разработка. В ней велся бухгалтерский учет. Также у нас есть огромное хранилище данных, куда собирают данные все системы маркетинга, бизнеса, выдачи и прочего.
Первая наша задача, как финансистов, была построить МСФО-отчетность, которая нужна акционерам — «Альфа-Банку», а также управленческую отчетность. То есть, ту же самую МСФО-отчетность, но с высоким уровнем детализации.
Как мы пришли к «Галочке»
Сначала мы пошли путем Excel. Каждый месяц бухгалтерия производила закрытие месяца, мы забирали данные из 1С. Одновременно моя команда шла в хранилище данных, как раз, с теми самыми запросами SQL или Python, забирала данные и пыталась интегрировать их. И в Excel мы данные 1С и хранилища «женили», формировали МСФО и управленческую отчетность.
Мы тратили безумное количество времени на подготовку всего этого. Коллектив, мои финансисты, просто стонали. Я же была совершенно недовольна качеством, которое мы получали после всего потраченного времени и скоростью, с которой мы получали отчетность. Мы еле-еле укладывались в сроки от акционеров. Управленческая отчетность была ужаснейшего качества, мы ее выдавали буквально в 23.59 последнего дня и при этом работали сутками, чтобы сделать этот не очень хороший результат.
Это была проблема и для нас (финансов) и для всего бизнеса. Бизнес вообще не мог понять, как планировать выход на рынок новых продуктов. Мы приносили «посмертную маску» через месяц и не помогали бизнесу понять, где мы находимся сегодня, что нужно сделать сейчас, какой продукт является прибыльным, какой — не прибыльным.
Мы работаем с розничным сегментом, и поэтому каждый день запускается много маркетинговых акций. Скидки для клиентов, разные каналы, привлечения и так далее. И маркетинг, так же как и бизнес, не понимал, насколько эффективно они отрабатывают? Стоит ли продолжать выделять бюджет? Потому что пилоты на месяц с последующим закрытием — это очень дорогое упражнение. Для нас важно в течение 3-4 дней понимать финансовый эффект.
Нашим акционерам нужна отчетность. Вторая команда собирала второй формат отчетности, который (это не секрет) не сходился с первым форматом. Это было неприемлемо, но с такими ошибками мы жили. Я была недовольна, акционеры были недовольны, бизнес вообще не видел нас в роли финансового партнера. Что произошло дальше?
Мы поняли, что нам нужно автоматизироваться. И решили попробовать решение «Галочка». Опыт работы с «Галочкой» на других проектах уже был, просто не такой масштабный. Как обстоят дела сейчас?
«Галочка» автоматически агрегирует данные из всех систем и мы имеем на выходе полноценно ведущийся параллельный управленческий учет. Одной кнопкой мы формируем управленческую отчетность, которая позволяет нам видеть как общий финансовый результат компании, так и разрезы юнит-экономики по продуктам, по типам клиентов, по каналам продаж. В общем, в любом разрезе, в котором я хочу это собрать: я прямо захожу и смотрю любой разрез. В них сходятся все показатели, это самое большое мое счастье.
Почему и как мы используем роботов
Что такое для меня, как для пользователя, робот? Это программа, которая в заданное время забирает данные из всех нужных учетных систем и архивирует все в «Галочке». Я знаю, что с утра мне уже в «Галочке» загружены данные из всех вчерашних систем автоматически. И еще есть специальная кнопка, которая заставляет робота прогрузить данные прямо сейчас, не по расписанию.
Мы забираем данные из внешних систем, внутри их преобразуем и дальше формируем отчетность. И все это делается через настройки. То есть, самостоятельно указывается, какие данные мы забираем для дальнейшей обработки. Как мы их преобразуем, как мы делаем операции в управленческом учете и какие отчеты мы получаем.
Что было дальше с эволюцией нашей истории? Робот загрузки, первые отчеты, все отлично, мы все были рады и довольны. Потом мы поняли, что в источниках данных происходят изменения задним числом. Это не всегда происходит синхронно и у нас начинают разъезжаться отчетные формы.
Что было круто, и что я оценила: «Галочка» нам моментально подсветила эти расхождения. То есть, о расхождениях мы узнали не от пользователей, а от самой системы. Тут мы поняли, что нам нужен робот сверки. Сделали сверку пару раз и поняли, что ее нужно делать постоянно. Источники данных меняются, бухгалтерия может вносить изменения задним числом, в хранилище данных бывают изменения задним числом.
Поэтому дальше мы сделали робота сверки. Робот пришел, загрузил данные и сам сверил определенные контрольные точки: что все цифры друг с другом сходится. Это для нас тоже очень важно, потому что так нам было обеспечено качество процессов. Поэтому, мы сделали процесс сверки данных вторым уровнем после загрузки.
И самый последний робот, которого мы уже сейчас внедрили — расчет нормативных показателей. Это не всем нужно, просто расскажу, почему это важно. У банков есть определенные нормативы, которые они должны выполнять, чтобы ЦБ не отобрал у них лицензии. Такие же нормативы есть у нас, как у МФО. Их меньше, чем у банков, но, тем не менее, они очень важны. Это, наверное, самое важное, что мы должны выполнять. Так как мы МФО, то для нашего регулятора мы формально должны их считать на ежеквартальной основе и предоставлять раз в квартал. Но такая история меня, как финансового директора, совершенно не устраивала. Потому что через закрытие квартала получить посмертную маску о том, что что-то мы не выполнили уже поздно, ты на это не можешь повлиять. Поэтому, я хотела видеть ежедневный расчет.
Такого, скажу честно, в МФО не делал никто и никогда. Сначала я попросила команду бухгалтерии считать это руками. Бухгалтеры пострадали и сказали — «Мы очень извиняемся, но это занимает целый день, мы так дальше не можем. Либо давай нанимать кого-то отдельного, только на расчет нормативок». Мы пришли в «Бизапс» и спросили «Может, нам как-то автоматизировать этот расчет?». Нам предложили использовать робота.
Теперь тот же самый робот нам считает еще такие важные показатели, как нормативы для МФО. Для меня, как для финансового директора это выглядит так: каждый день формируется некий расчетный показатель. Мне не нужно проверять руками Excel. Я знаю алгоритм, по которому он считается и верю роботу. И мы не стали нанимать отдельного человека на расчет этих нормативов. Это оценила наш HR-служба.
В чем большие плюсы? Наша команда перестала стонать, что мы тратим кучу времени на работу руками и не работаем головой. Уменьшилась текучка — работать стало комфортнее. Теперь специалисты больше работают с аналитикой, с настройкой систем.
У нас есть стандартное закрытие месяца на второй рабочий день. У меня уже с первого дня есть слепок финансового результата в компании, я уже вижу его. В течение месяца каждый день я также вижу нужные мне метрики по финансовым показателям. Я очень быстро даю обратную связь менеджменту компании и другим бизнес-подразделениям о том, что сейчас происходит в компании. И если раньше я с большим трудом отвечала на вопросы, то сегодня я эволюционировала до рекомендательной позиции. Я уже сама хожу к бизнесу и управленческой команде.
На самом деле, команда этим очень довольна. Эта функция Digital CFO, которую я на себя взяла, ее оценили все. Потому что такой быстрой реакции от финансов, как говорит моя команда, они не видели нигде. Но чуда нет, сделать это мне помогла именно автоматизация данных. Она позволяет мне держать руку на пульсе и видеть то, что другие не видят. Теперь мы в компании знаем, какие наши продукты и направления являются прибыльными, а какие — убыточными. Мы понимаем, кто кого спонсирует и делаем это с открытыми глазами. Мы умеем быстро выкатывать пилоты, быстро тестировать гипотезы, запускаем что-то. Нам не нужно ждать закрытия месяца, чтобы через три недели выяснить, что мы пару миллионов рублей потратили не туда. Нам хватает недели, чтобы быстро рассчитать метрики.
Это же дает нам возможность оценить эффективность различных маркетинговых активностей. Ну и самое главное — нашей отчетностью довольны акционеры. И мы очень круто сэкономили на людях. До внедрения «Галочки» мы понимали, как вырастет объем данных и объем операций. Я понимала, что просто остаться там же, где есть — мне нужно еще пять человек посадить на ручную работу. В итоге, команда финансов у меня практически не изменилась. Компания выросла с нуля до четвертого места в России, а количество финансистов увеличилось на одного человека с момента запуска компании. Это тоже очень крутой результат. Потому что все остальные подразделения в компании выросли кратно. Мы не выросли кратно.
Также оказалось, что «Галочка» в разы дешевле многомиллионных иностранных решений. Плюс ее намного быстрее внедрять и она очень понятная. Новым людям нужно очень мало времени, чтобы начать полноценно пользоваться «Галочкой». Все, кто работает с 1С, в «Галочке» ориентируется за два часа. Отсутствие преграды «Нужны люди с опытом работы в SAP» оказалось очень большим плюсом для меня при формировании команды.
Подводя итог, Digital CFO — это не будущее, а настоящее. И нужно сейчас ориентироваться в инструментах, понимать, как их применять. Это нужно, чтобы максимально быстро из одной точки получения данных перейти в необходимость формирования отчетности.
