Как рассчитать себестоимость сотрудников и сформировать бюджет проекта

Введение: в этой статье рассмотрим алгоритм формирования бюджета для проекта

Для начала давайте определим: ведете вы проектную деятельность или нет. Стоит ли вам читать дальше. Для этого оцените работы, которые выполняет ваше предприятие или подразделение, используя критерии:

• Уникальность

  Есть работа, которая отличается от текущей (операционной);

• Наличие цели

  Для работы установлены понятные измеримые цели;

• Ограничения

  Работа ограничена по времени и по бюджету.

Так как работу выполняет персонал, следовательно, к трем указанным критериям мы добавим еще один – наличие специализированного персонала, который формирует проектную команду.

Вывод: Проект – это любая деятельность предприятия, которую можно оценить по четырем критериям:

1. Уникальность

2. Цель

3. Бюджет и срок выполнения

4. Проектная команда

В целом, к проектной деятельности можно отнести: строительство объектов, запуск новой линии продукции (от табурета до бриллиантового кольца), любые виды ремонта, подбор персонала для компаний, внедрение ИТ-проектов, открытие нового магазина, салона и прочее. Практически любой бизнес так или иначе ведет проект. Поэтому тема проектного учета является очень актуальной и востребованной.

«Проект или не проект?  Вот в чем вопрос»

С чего начинается любой проект? С бюджета. На основе бюджета рассчитывается плановая себестоимость проекта, без четкого понимания которой нельзя принять правильное управленческое решение: идти в проект или нет. 

Существует два варианта формирования бюджета проекта:

1. Исходя из выручки. 

   Заказчик озвучивает стоимость, которую он готов заплатить заказчик за проект, и которая будет формировать ваш доход.  Вы формируете затраты, и определяете, соответствует ли рентабельность проекта вашим требованиям.

2. Исходя из плановых затрат на проект. 

   Вы формирует плановую себестоимость работ и добавляете свой процент рентабельности, полученная стоимость будет плановым доходом.  В данном варианте, уже заказчик решает, устраивает его стоимость проекта или нет.

В структуре бюджета проекта все расходы можно разделить на два блока:

1. Расходы, которые включаются в проект через ставку/себестоимость штатных сотрудников. То есть, сотрудник «потребляет» расходы и далее эти расходы относятся на проект по формуле:

Себестоимость = Расчетная Ставка х Количество часов

2. Расходы, которые не относятся к себестоимости штатных сотрудников: расходы на командировки, расходы на привлечение субподрядчиков, бонусы и премии РМ и прочее. Данный вид расходов ложится на себестоимость проекта напрямую, не через ставку сотрудников.

У многих проектных бизнесов, себестоимость штатных сотрудников – это основная статья в структуре расходов. И совсем не случайно при формировании бюджетов возникают вопросы: 

• Как рассчитать полную себестоимость сотрудников и сформировать продажные ставки для оценки проектов?

• Как определить итоговую фактическую рентабельность проекта для расчета вознаграждения сотрудников и руководителя проекта?

Для того, чтобы сформировать бюджет проекта, где основная составляющая расходов – себестоимость штатных сотрудников, необходимо участие как минимум двух подразделений: 

1. Бизнес-подразделение, или руководитель проекта, который на основе своего опыта, и сведений о плановых работах на проекте формирует:

   • по первой составляющей бюджета - сведения в натуральных показателях:

   - срок проекта;

   - количество человек;

   - количество часов;

   • по второй составляющей расходы на: 

   - командировки;

   - привлечение субподрядных организаций;

   - бонусы по итогам выполнения проекта;

   - прочие расходы по проекту;

   • итоговый бюджет. С учетом данных финансово-экономической службы о расчетной ставке штатного сотрудника. 

2. Финансово-экономическая служба, которая формирует:

• расчетную ставку штатных сотрудников. 

Теперь рассмотрим на примере:

1. РП формирует входную информацию по выполнению проекта:

- длительность проекта = 160 человеко/часов

- проект выполняется 1 сотрудником

Категория сотрудника в стадии согласования, поэтому необходимо предоставить расчет по четырем сотрудникам. 

2. Финансовая служба рассчитывает ставки по сотрудникам, используя основное правило формирования бюджета – все расходы должны быть включены в себестоимость.

Чтобы правильно формировать себестоимость сотрудников, должна быть разработана методика расчета ставок. 

Ставка может рассчитываться по одному из вариантов:

• Общая ставка для всех сотрудников

• Для определенного уровня сотрудников (грейдов)

• Для сотрудников по БН (бизнес направления)

• Для каждого сотрудника

Последний вариант самый сложный, но дает самый точный результат.

“Бюджет проекта под микроскопом”

Для расчета ставки используется формула:

Ставка = (Прямые расходы+ Косвенные расходы на сотрудника)*Утилизацию,

где:

Косвенные расходы на сотрудника = Все косвенные расходы предприятия/количество сотрудников

Прямые расходы – это затраты которые можно отнести на конкретные товары, работы, услуги (заработная плата сотрудников);

Косвенные расходы на сотрудника – это все затраты обслуживания бизнеса, включая непроизводственных сотрудников

Утилизация – это процент реальной занятости сотрудника на проекте. 

“Ставка на сотрудника”




Пример расчета ставки по сотрудникам с плановым временем на проекте 160 часов.

Расходы в месяц	Сотрудник 1	Сотрудник 2	Сотрудник 3	Сотрудник 4
1	2	3	4	5
Средний ФОТ , руб	80 000	70 000	70 000	130 000
Налоги с ФОТ, руб	12 000	10 500	10 500	19 500
Косвенные расходы, руб	119 250	119 250	119 250	119 250
Итого расходы, руб	211 250	199 750	199 750	268 750
Утилизация, %	125	125	125	125
Итого расходы с учетом утилизации, руб	264 063	249 688	249 688	335 938
Плановый объем работ на проекте, час	160	160	160	160
Расчетная ставка, руб/час	1 650	1 561	1 561	2 100







3. РП планирует трудозатраты по проекту в часах и днях и определяет прочие плановые расходы по проекту: командировочные, бонусы, субподряд.

Используя расчетную ставку по сотруднику 1, предоставленную финансовой службой, РП формирует итоговый бюджет:

“Ставка на сотрудника на пальцах”