Осуществление контроля технологического процесса и оценка его эффективности – частые проблемы, с которыми сталкиваются промышленные компании. Зачастую эти процессы выстроены следующим образом:
- планирование производственного процесса (технологические карты, калькуляции, сметы) – выполняется в Excel;
- фактическое списание материалов – осуществляется в 1С: Бухгалтерия;
- для анализа данных выполняется ручное сопоставление плановых и фактических показателей.
Основная cложность состоит в том, что плановые и фактические показатели существуют в разных системах и отсутствует инструмент, позволяющий их связать между собой автоматически.
В результате бизнес неизбежно сталкивается с проблемами:
- высокие трудозатраты по сопоставлению плана и факта;
- отсутствие оперативной отчетности по анализу отклонений фактического расходования ресурсов по сравнению с плановыми (нормативными) значениями.
Внедрение автоматизированных систем в промышленных компаниях – длительный и трудоемкий процесс, так как программные продукты для автоматизации описанных выше задач обычно очень сложные и требуется переобучение персонала.
Рассмотрим подробнее эти проблемы и возможности их решения на примере промышленной компании, производящей хлеб.
Компания ООО «Хлебозавод» производит продукцию в ассортименте: Батон нарезной и Хлеб Бородинский. При этом каждый сорт продукции имеет технологическую карту (рецептуру), соблюдение которой в ходе производства продукции является технологическим процессом.
На текущий момент все данные компании по технологическому процессу находятся в разных источниках – программных продуктах:
- в Excel: План производства продукции;
- в Excel: Технологическая карта производства Батона нарезного;
- в Excel: Технологическая карта производства Хлеба Бородинского;
- в 1С: Бухгалтерия: Объем произведенной продукции;
- в 1С: Бухгалтерия: Фактический расход материалов и ресурсов на производство всего ассортимента продукции;
- в 1С: ЗУП: Фактическая заработная плата и отчисления.
Основные проблемы, с которыми сталкивается компания и по которым мы постараемся найти решение:
- трудоемкость сопоставления данных плановых и фактических значений в связи с их хранением в разных источниках;
- отсутствие или невозможность ведения раздельного учета фактического расходования материалов и ресурсов по каждому сорту продукции;
- отсутствие возможности сопоставления фактических данных с нормативными данными, полученными на основании технологических карт.
Собственнику ООО «Хлебозавод» с целью определения плановых показателей, сопоставления фактических показателей с плановыми и с нормативными, полученными на основании технологических карт, необходимо видеть следующие данные по своему бизнесу:
- План – бюджет объема продаж и расходования материалов и ресурсов.
- Расчет численности персонала, необходимого для производства планового объема продукции и его загрузку.
- Отклонение План – Факт.
- Отклонение Норматив (на основании технологических карт) – Факт.
Сформулируем задачи для решения описанных выше проблем промышленной компании:
- объединение данных из всех источников;
- создание бюджета компании;
- сопоставление плановых и фактических данных;
- сопоставление нормативных и фактических данных.
Поставленные задачи позволяет реализовать Сервис Галочка. Промышленные компании, используя Сервис Галочка могут автоматизировать процесс планирования производственного и технологического процесса, а также сформировать необходимую отчетность и провести анализ эффективности.
Настройка работы в Сервисе Галочка осуществляется один раз в несколько шагов:
Шаг 1: Подключения и загрузка данных технологических карт/ калькуляций/ смет, фактических данных (1С, Excel);
Шаг 2: Отражение данных в системе и их настройка;
Шаг 3: Создание форм отчетности для сопоставления нормативных показателей с фактическими и расчетом отклонения;
Разберем более подробно по каждому из шагов:
Шаг 1: Подключение и загрузка данных технологических карт/ калькуляций/ смет, фактических данных (1С, Excel)
При подключении к Сервису Галочка промышленная компания либо загружает уже существующие технологические карты/калькуляции/сметы, либо создает их непосредственно в Сервисе Галочка. При этом все фактически понесенные расходы загружаются из 1С промышленной компании автоматически при настройке подключения.
По результату в Сервисе Галочка собраны все необходимые данные для решения поставленных задач, можно переходить к следующему шагу.
Шаг 2: Отражение данных в системе и их настройка
Нам необходимо отразить в системе три типа данных: нормативные, плановые и фактические.
Нормативные. Для их отражения настроим алгоритм сохранения поступающих данных по технологическим картам/калькуляциям/сметам в систему для дальнейшего их использования в расчетах.
Плановые. Для их формирования и расчета настроим систему бюджетирования, создадим бюджет на плановый период 2021 год и произведем расчет плановых показателей на основании загруженных данных из источников.
Для этого планируем объем производства продукции, копируя данные по загруженному Плану производства продукции. Для определения планового расходования материалов и ресурсов рассчитываем путем умножения каждой позиции технологической карты на объем соответствующей продукции. Главное − учесть пересчет единиц измерений показателей. Для определения плановой численности персонала дополнительно используем нормы часов, загруженные в систему, исходя из графика работы сотрудников.
Создаем бюджет на плановый период − 2021 год:
Вставляем плановые данные из загруженных; план продаж напрямую из созданных движений; расход материалов и ресурсов − путем умножения норматива из технологических карт на план продаж.
Фактические. Для их последующего использования добавим в загруженные движения данных дополнительную необходимую информацию, например: количество израсходованных материалов и ресурсов.
В результате мы получили настройки отражения данных в системе при их последующем поступлении. Сейчас мы имеем нормативные данные на производство одной единицы каждого сорта продукции, на основании которых получили готовый бюджет с плановыми данными по компании, а также получаем оперативные фактические данные. Теперь может переходить к следующему шагу.
Шаг 3: Создание форм отчетности для сопоставления нормативных показателей с фактическими и расчетом отклонения
В системе ранее созданы настройки отражения данных и поступили данные за 2021 год. Для анализа эффективности технологического процесса создадим форму отчета с дополнительным расчетом показателей нормативных данных на основании фактического объема произведенной продукции.
По результатам формируются отчеты, сопоставляющие плановые данные с фактическими, рассчитывающие отклонение и позволяющие выявить основные позиции, по которым произошел перерасход.
Полученные данные позволили выявить отклонение фактических показателей от нормативных по расходованию воды и муки. При этом, снижение трудозатрат на 5,2 чел/час является положительным фактором, а перерасход электроэнергии в размере 0,08 кВт находится в пределах погрешности расчетов.
По результатам выявлено, что основная часть отклонений пришлась на май месяц. Оперативный контроль технологического процесса позволил руководителю своевременно выявить отклонение, провести анализ причин и принять управленческое решение.
Формирование таких отчетов позволит промышленной компании оперативно принимать управленческие решения, воздействовать на технологический процесс и определять эффективность производства продукции в разрезе ассортимента. Кроме того, позволит производить расчет фактической себестоимости и рентабельности и вовремя принимать решения по ценообразованию.
