Осуществление контроля технологического процесса и оценка его эффективности – частые проблемы, с которыми сталкиваются промышленные компании. Зачастую эти процессы выстроены следующим образом:

• планирование производственного процесса (технологические карты, калькуляции, сметы) – выполняется в Excel;
• фактическое списание материалов – осуществляется в 1С: Бухгалтерия;
• для анализа данных выполняется ручное сопоставление плановых и фактических показателей.

Основная cложность состоит в том, что плановые и фактические показатели существуют в разных системах и отсутствует инструмент, позволяющий их связать между собой автоматически.

В результате бизнес неизбежно сталкивается с проблемами:

• высокие трудозатраты по сопоставлению плана и факта;
• отсутствие оперативной отчетности по анализу отклонений фактического расходования ресурсов по сравнению с плановыми (нормативными) значениями.

Внедрение автоматизированных систем в промышленных компаниях – длительный и трудоемкий процесс, так как программные продукты для автоматизации описанных выше задач обычно очень сложные и требуется переобучение персонала.

Рассмотрим подробнее эти проблемы и возможности их решения на примере промышленной компании, производящей хлеб.

Компания ООО «Хлебозавод» производит продукцию в ассортименте: Батон нарезной и Хлеб Бородинский. При этом каждый сорт продукции имеет технологическую карту (рецептуру), соблюдение которой в ходе производства продукции является технологическим процессом.

На текущий момент все данные компании по технологическому процессу находятся в разных источниках – программных продуктах:

• в Excel: План производства продукции;
• в Excel: Технологическая карта производства Батона нарезного;
• в Excel: Технологическая карта производства Хлеба Бородинского;
• в 1С: Бухгалтерия: Объем произведенной продукции;
• в 1С: Бухгалтерия: Фактический расход материалов и ресурсов на производство всего ассортимента продукции;
• в 1С: ЗУП: Фактическая заработная плата и отчисления.

Основные проблемы, с которыми сталкивается компания и по которым мы постараемся найти решение:

• трудоемкость сопоставления данных плановых и фактических значений в связи с их хранением в разных источниках;
• отсутствие или невозможность ведения раздельного учета фактического расходования материалов и ресурсов по каждому сорту продукции;
• отсутствие возможности сопоставления фактических данных с нормативными данными, полученными на основании технологических карт.

Собственнику ООО «Хлебозавод» с целью определения плановых показателей, сопоставления фактических показателей с плановыми и с нормативными, полученными на основании технологических карт, необходимо видеть следующие данные по своему бизнесу:

1. План – бюджет объема продаж и расходования материалов и ресурсов.
2. Расчет численности персонала, необходимого для производства планового объема продукции и его загрузку.
3. Отклонение План – Факт.
4. Отклонение Норматив (на основании технологических карт) – Факт.

Сформулируем задачи для решения описанных выше проблем промышленной компании:

• объединение данных из всех источников;
• создание бюджета компании;
• сопоставление плановых и фактических данных;
• сопоставление нормативных и фактических данных.

Поставленные задачи позволяет реализовать Сервис Галочка. Промышленные компании, используя Сервис Галочка могут автоматизировать процесс планирования производственного и технологического процесса, а также сформировать необходимую отчетность и провести анализ эффективности.

Настройка работы в Сервисе Галочка осуществляется один раз в несколько шагов:

Шаг 1: Подключения и загрузка данных технологических карт/ калькуляций/ смет, фактических данных (1С, Excel);

Шаг 2: Отражение данных в системе и их настройка;

Шаг 3: Создание форм отчетности для сопоставления нормативных показателей с фактическими и расчетом отклонения;

Разберем более подробно по каждому из шагов:

Шаг 1: Подключение и загрузка данных технологических карт/ калькуляций/ смет, фактических данных (1С, Excel)

При подключении к Сервису Галочка промышленная компания либо загружает уже существующие технологические карты/калькуляции/сметы, либо создает их непосредственно в Сервисе Галочка. При этом все фактически понесенные расходы загружаются из 1С промышленной компании автоматически при настройке подключения.

По результату в Сервисе Галочка собраны все необходимые данные для решения поставленных задач, можно переходить к следующему шагу.

Шаг 2: Отражение данных в системе и их настройка

Нам необходимо отразить в системе три типа данных: нормативные, плановые и фактические.

Нормативные. Для их отражения настроим алгоритм сохранения поступающих данных по технологическим картам/калькуляциям/сметам в систему для дальнейшего их использования в расчетах.

Плановые. Для их формирования и расчета настроим систему бюджетирования, создадим бюджет на плановый период 2021 год и произведем расчет плановых показателей на основании загруженных данных из источников.

Для этого планируем объем производства продукции, копируя данные по загруженному Плану производства продукции. Для определения планового расходования материалов и ресурсов рассчитываем путем умножения каждой позиции технологической карты на объем соответствующей продукции. Главное − учесть пересчет единиц измерений показателей. Для определения плановой численности персонала дополнительно используем нормы часов, загруженные в систему, исходя из графика работы сотрудников.

Создаем бюджет на плановый период − 2021 год:

Вставляем плановые данные из загруженных; план продаж напрямую из созданных движений; расход материалов и ресурсов − путем умножения норматива из технологических карт на план продаж.

Фактические. Для их последующего использования добавим в загруженные движения данных дополнительную необходимую информацию, например: количество израсходованных материалов и ресурсов.

В результате мы получили настройки отражения данных в системе при их последующем поступлении. Сейчас мы имеем нормативные данные на производство одной единицы каждого сорта продукции, на основании которых получили готовый бюджет с плановыми данными по компании, а также получаем оперативные фактические данные. Теперь может переходить к следующему шагу.

Шаг 3: Создание форм отчетности для сопоставления нормативных показателей с фактическими и расчетом отклонения

В системе ранее созданы настройки отражения данных и поступили данные за 2021 год. Для анализа эффективности технологического процесса создадим форму отчета с дополнительным расчетом показателей нормативных данных на основании фактического объема произведенной продукции.

По результатам формируются отчеты, сопоставляющие плановые данные с фактическими, рассчитывающие отклонение и позволяющие выявить основные позиции, по которым произошел перерасход.

Полученные данные позволили выявить отклонение фактических показателей от нормативных по расходованию воды и муки. При этом, снижение трудозатрат на 5,2 чел/час является положительным фактором, а перерасход электроэнергии в размере 0,08 кВт находится в пределах погрешности расчетов.

По результатам выявлено, что основная часть отклонений пришлась на май месяц. Оперативный контроль технологического процесса позволил руководителю своевременно выявить отклонение, провести анализ причин и принять управленческое решение.

Формирование таких отчетов позволит промышленной компании оперативно принимать управленческие решения, воздействовать на технологический процесс и определять эффективность производства продукции в разрезе ассортимента. Кроме того, позволит производить расчет фактической себестоимости и рентабельности и вовремя принимать решения по ценообразованию.