Содержание
Для чего нужна управленческая отчетность
В чем отличие управленческой отчетности от бухгалтерской
Как получить необходимые отчеты
Состав управленческой отчетности
Ключевые показатели управленческой отчетности и как они связаны друг с другом
Пример анализа отчетных форм
Шаг 1. Анализируем общие показатели и три отчетные формы вместе
Шаг 2. Детальный анализ отчетных форм
Шаг 3. Анализ операционной отчетности. Что сделать чтобы нивелировать проблемы?
Сложности построения управленческой отчетности и подход к архитектуре автоматизированных систем
ИТОГ
Управленческая отчетность ‒ это финансовая отчетность для принятия управленческих решений. Представляет собой совокупность внутренних отчетов предприятия и отражает деятельности компании в цифрах. Такая отчетность является источником информации для анализа состояния бизнеса и принятия решений для управления компанией на основании цифр, а не интуиции.
На своем опыте я сталкивалась с тремя различными сценариями управления компанией:
1. Нет отчетности – решения принимаются на основании интуиции, а не цифр.
2. Неполная или недостоверная отчетность – принимаются неправильные решения.
3. Полная и достоверная отчетность. Только в этом случае возможно принимать правильные решения.
Отличие бухгалтерской и управленческой отчетности связано прежде всего с целями их формирования.
Бухгалтерская и налоговая отчетность строится для расчета налогов и отчета перед государством. Государство утверждает формы бухгалтерской отчетности и устанавливает правила ведения бухгалтерского и налогового учетов. Такая отчетность используется для оценки деятельности компании и контроля сумм налогов и сборов.
Управленческая же содержит всю полную картину деятельности компании для собственников и менеджеров. Собственнику или менеджеру для того, чтобы обеспечить развитие компании, нужна информация, построенная с более детальным уровнем аналитики; учитывающая реальную стоимость активов и капитала, специфику компании; содержащая текущие внутренние взаиморасчеты и движение денежных потоков.
Бухгалтерская отчетность строится по другим правилам и не может быть использована для принятия управленческих решений.
Например, из бухгалтерской отчетности нельзя узнать, что означает рост дебиторской задолженности: увеличение объема закупок в связи с ростом продаж или недостаток оборотных средств.
Управленческая отчетность содержит все текущие показатели компании. Это не только денежные средства, но и количественные показатели: количество продаж, процент просроченных платежей, объем использованных материалов и так далее. Проводки в управленческом учете осуществляются по факту расхода или получения, а не в связи с подписанием закрывающих документов.
Полная и достоверная управленческая отчетность является итогом построения системы управленческого учета в компании.
В предыдущих статьях мы детально рассмотрели подходы к организации системы управленческого учета для разных типов бизнеса:
Для проектного бизнеса
Для строительных компаний
Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 1
Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 2
Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 3
Для торговых компаний
Как построить управленческий учет для торговой компании
Если в учетной системе заложена правильная база, и содержится вся требуемая аналитика, то построить отчетность ‒ просто дело времени. А если у вас есть автоматизированная система, то много времени у вас это не займет.
Сегодня мы как раз и поговорим про результат учета, а именно о построении отчетности и последовательно рассмотрим 3 вопроса:
1. Основные формы отчетности и их взаимосвязь. Что нужно получить?
2. Подходы к анализу основных форм отчетности — основные показатели: на что и как нужно смотреть. И главное — зачем нужна управленческая отчетность?
3. Два метода построения. Подходы к автоматизации. Как получить управленческую отчетность?
Анализ деятельности любого бизнеса базируется на трех китах: баланс (BL), отчет о движении денежных средств (ОДДС, СF), отчет о прибыли (PL), плюс отчетность для операционного управления.
Часто предприниматели принимают решения, основанные только на одной форме отчетности (как правило, берут отчет о движении денежных средств — CF). Но такие решения основываются на неполной отчетности (это как смотреть на свой бизнес только с одной стороны и не видеть всю картину). При таком подходе велик риск принятия неправильных решений.
Три формы отчетности являются едиными для всех видов бизнеса. Отчетность для операционного управления уникальна для каждого предприятия.
Баланс (BL) показывает состояние компании на сегодня (на начало и на конец периода).
Отчет о прибылях (PL) за период отражает все доходы и расходы, а отчет о денежном потоке (CF) за период отражает все денежные операции.
Подробнее о видах отчетности и взаимосвязи отчетных форм в статье
Сам себе регулятор. Создаем собственную систему внутреннего контроля и оценки результатов
А также в роликах по знакомству с управленческим учетом:
От учета к отчетности. Методы. Базовые понятия
Структурируем отчетность. Как все связано
CashFlow не панацея! Строим/ищем настоящий финансовый результат
Группа компаний «ГК Стройка», состоит из нескольких юридических лиц. Направления деятельности: свои силы, субподряд.
Виды работ: ПИР, СМР и инженерные коммуникации (ИК). Объекты строительства: Здание 1 и Здание 2.
Важно отметить, что в компании используют два вида ресурсов и собственники бизнеса считают, что выполнять работы собственными силами более прибыльно, поэтому большую часть работ выполняют сами, без привлечения субподряда.
Давайте посмотрим, как наиболее оптимально проанализировать показатели компании «ГК Стройка».
Наш подход будет состоять из трех шагов:
1. Анализ общей картины (а именно: комплексный анализ 3 отчетных форм) — выявление проблем
2. Детальный анализ (анализируем каждую отчетную форму в необходимой аналитике) — выявление причин возникших проблем:
- по направлениям деятельности. Собственные силы, подрядные организации и прочие;
- по объектам строительства. Здание 1, Здание 2;
- по видам работ. ПИР (проектно-изыскательские работы), СМР (строительно-монтажные работы), ИК (инженерные коммуникации).
3. Анализ оперативной отчетности. Определение механизма для решения выявленных проблем:
- по исполнению контрактов;
- по финансированию контрактов;
- сопоставление процента выполнения работ и финансирования.
Баланс за 2021 год
| Показатель | на 01.01.2021 | на 01.01.2022 | Разница |
|---|---|---|---|
| АКТИВЫ | 468 112 | 527 806 | 59 694 |
| Внеоборотные активы | 62 443 | 62 443 | 0 |
| Оборотные средства, в том числе: | 405 669 | 465 363 | 59 694 |
| Денежные средства | 31 156 | 20 556 | -10 600 |
| ПАССИВЫ | 468 112 | 527 806 | 59 694 |
| Капиталы и резервы, в том числе: | 434 363 | 454 444 | 20 081 |
| Нераспределенная прибыль | 176 086 | 196 167 | 20 081 |
| Краткосрочные обязательства, в том числе: | 33 749 | 73 362 | 39 613 |
| Кредиты | 0 | 20 000 | 20 000 |
Мы видим, что денежные средства уменьшились на более чем 10 миллионов. Посмотрим на отчет ОДДС (CF) для того, чтобы определить причину их уменьшения.
Отчет о движении денежных средств (CF) за 2021 год
| Показатель | Факт |
|---|---|
| Остаток на начало | 31 156 |
| Операционная деятельность | -30 600 |
| Финансовая деятельность | 20 000 |
| Денежный поток за период | -10 600 |
| Остаток на конец | 20 566 |
| Остаток на начало | 31 156 |
Видим, что образовался отрицательный денежный поток по операционной деятельности, который компания покрывала за счет привлечения кредитов
Отрицательный денежный поток по операционной деятельности для любого бизнеса является «маячком» для анализа.
Вторая ключевая цифра в Балансе – нераспределенная прибыль за период. Компания заработала за период 20 млн. Однако, данная цифра не соответствует нашим плановым ожиданиям, ведь заработать мы должны были 35 млн. Таким образом, компания не выполнила свой план по прибыли.
Отчет о прибылях и убытках (PL) за 2021 год
| Показатель | Факт |
|---|---|
| Валовая прибыль | 39 256 |
| Операционная прибыль | 29 211 |
| Чистая прибыль | 20 081 |
| Чистая рентабельность | 15% |
Рентабельность составила 15%, в то время как плановая рентабельность составляла 25-30%.
Анализируя управленческий Баланс, мы выявили две проблемы:
1. Отрицательный денежный поток от операционной деятельности.
2. Уменьшение фактической рентабельности по сравнению с плановыми значениями.
Далее необходимо проанализировать причины возникновения этих проблем. Для этого построим отчетность в той детализации, в которой мы ведем бизнес. В нашем примере следует посмотреть на детализацию отчетности:
1. По ресурсам (по собственным ресурсам и подрядчикам).
2. По объектам строительства.
Построить такую детальную отчетность, которая бы отвечала на эти вопросы и позволила выявить причины проблем, можно, например, в Excel. Но, по моему опыту, это очень сложно. Поэтому используем систему Галочка для сбора данных и формирования необходимых отчетных форм.
Не секрет, что любому владельцу бизнеса удобно видеть важные, с точки зрения эффективности компании, цифры в наглядном виде, поэтому мы вывели всю необходимую информацию для анализа на дашборды
Система Галочка позволяет получить необходимые для анализа цифры и визуализировать полученную информацию.
Визуализация с помощью дашбордов:
Перейдем к детальному анализу. Так как компания столкнулась с тем, что фактическая прибыль ниже плановых значений, необходимо проанализировать план и факт.
О чем говорят эти цифры? О том, что затраты выше, чем должны были быть.
Для того чтобы выяснить причину, нужно посмотреть на операционную прибыль в разрезе ресурсов.
Выручка по подряду и себестоимость более равномерны, следовательно, доходность от подряда находится на планируемом уровне. Выручка от работ, выполненных собственными силами, отстает от себестоимости. То есть, мы перевыполнили план по затратам, а собственники бизнеса изначально считали, что выполнять работы собственными силами более прибыльно. Таким образом, интуитивно принятое решение оказалось неправильным. Почему? Выясним далее. Итак, в нашем случае реализация работ собственными силами оказалась менее доходной и более рискованной.
Посмотрим детализацию по объектам строительства. Из отчета видно, что по зданию 2 мы вышли за рамки плановых цифр по себестоимости.
Аналогичный анализ можно проводить и по остальным аналитическим признакам. В нашем случае это виды работ.
Именно такой подход, детальный анализ отчетных форм по необходимым аналитическим разрезам, обеспечивает понимание причин возникающих проблем.
Вторая проблема ‒ отрицательный денежный поток по операционной деятельности. Дашборд отчета о движении денежных средств (ОДДС, CF) позволит наглядно увидеть цифры важных для компании показателей:
Согласно отчету о движении денежных средств, сальдо по операционной деятельности составляет минус 30 миллионов. Отрицательный денежный поток сформировался по собственным работам. Мы видим, что такая цифра была получена по Зданию 2, хотя Здание 2 в отчете о финансовых результатах (PL) является прибыльным. Но в настоящий момент оно сформировало отрицательный денежный поток по операционной деятельности.
Посмотрим на отчетность по операционному управлению. Она индивидуальна для каждого бизнеса.
Детальный анализ показывает, что по третьему контракту у нас нет поступлений. Расходы были, но деньги получены не были.
Работы приняты заказчиком, но не оплачены. Из-за этого образовался дефицит денежных средств (ДС).
Итак, рассматривая пример, мы анализировали управленческие отчеты в три шага:
1. Выявили две проблемы:
- финансовый результат на 30% меньше запланированного;
- -30 млн. ‒ сальдо по операционной деятельности.
2. Определили причины выявленных проблем:
- низкая рентабельность работ, выполненных собственными силами;
- увеличилась фактическая себестоимость по Зданию 2;
- выявлен кассовый разрыв по Зданию 2 по собственным работам.
3. Определились с действиями для устранения проблем:
- увеличить долю подрядных работ;
- детально проанализировать затраты на Здание 2 собственных ресурсов;
- связаться с ответственным по Контракту 3 и выяснить причину отсутствия оплаты выполненных работ по Зданию 2.
Как получить необходимые формы отчетности в нужной детализации?
Существует два основных метода построения отчетности:
1. Формируется на базе учета. В этом случае необходимо формировать правила для ведения учета. Если это было сделано правильно, то получить формы отчетности не является сложной задачей.
2. Собирается из разных источников. Например, часть информации может быть взята из бухгалтерской системы, какие-то данные из Excel, часть информации ‒ из других учетных систем компании. Все эти данные собираются в Excel. В данном случае получить достоверную отчетность, в которой будет обеспечена сходимость всех трех форм отчетности с нужной детализацией, очень долго и трудозатратно. А для многих компаний ‒ просто невозможно.
За свою профессиональную деятельность я формировала отчетность каждым из этих способов и со временем пришла к выводу, что только первый из них может обеспечить достоверность и необходимую детализацию для оперативности принятия решений.
Вывод: для правильного формирования любой отчетности необходимо вести учет.
И тогда появляются вопросы: как правильно вести учет, где его вести и какой инструмент лучше всего подойдет для этой цели?
Как подобрать инструмент ведения учета и получения отчетности?
На мой взгляд, архитектура системы ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности должна выглядеть следующим образом:
1. На первом этапе необходимо загружать данные из всех существующих систем. В большинстве случаев, систем, в которых хранится информация, в компании может быть великое множество.
2. На втором этапе в системе необходимо обогащать полученные данные аналитическими признаками (виды работ, объекты, контракты и прочее).
3. Третий этап ‒ формирование отчетов. Очень важно, чтобы система могла предоставить управленческую отчетность в удобном для анализа виде.
- используйте Отчет о прибылях и убытках (PL), Отчет о движении денежных средств (CF), Баланс (BL) и Операционную отчетность для управления вашим бизнесом.
- выполняйте анализ управленческой отчетности в три шага;
- формируйте отчетность на базе учета;
- выбирайте систему для автоматизации с гибкими настройками.
С последним пунктом вам всегда на помощь придет Галочка — система управленческого учета. Архитектура Галочки поможет собрать все данные, обработать их, сформировать отчеты, выбрать из отчетов необходимые показатели и вывести их на дашборды и мобильное приложение.
