Сам себе регулятор! Создаем собственную систему внутреннего контроля и оценки результатов.

В сегодняшних экономических условиях руководителям и собственникам компаний приходится несладко. В условиях неопределенности экономической ситуации в стране приходится решать непростые вопросы и принимать сложные решения, обусловленные вынужденным переходом на новые правила игры. Не секрет, что чем сложнее решение, тем больше требуется информации: оперативной, достоверной и позволяющей получить ответы на следующие ключевые вопросы:

• какие направления бизнеса/продукты являются наиболее прибыльными; 

• какая на текущий момент реальная стоимость бизнеса;

• как подготовить бизнес для инвестиций/продажи?

По моему глубокому убеждению, основанному на многолетнем опыте в сфере финансового и управленческого учета, для того, чтобы «держать руку на пульсе», каждому руководителю необходима система внутреннего контроля. Сейчас многие тяжело вздохнут, вспомнив об уже существующих контролирующих инстанциях.  С одной стороны - государство, с другой стороны - собственники бизнеса и инвесторы, а мы предлагаем еще один уровень контроля, внутренний. Но, поверьте мне, внутренняя система контроля – это не дополнительная нагрузка на вас, как менеджера компании, а ваш помощник. 

Давайте пошагово разберемся, что из себя представляет система внутреннего контроля, чем она отличается от внешнего, в том числе государственного контроля, какие инструменты использует и как может помочь менеджменту компании.

Системы контроля 

При детальном рассмотрении, можно увидеть, что деятельность компаний находится под пристальным вниманием трех сторон. У каждой из этих сторон своя цель, которая, впрочем, звучит одинаково для всех: максимизация собственной прибыли. Цель одна, а вот мотивация достижения этой цели разная:

• для Государства – это увеличение собираемости налогов;

• для собственников бизнеса, акционеров и инвесторов – рост стоимости компании, дивидендов и собственного благосостояния;

• для менеджеров и руководителей – увеличение бонусов, то есть финансового результата своего подразделения.

На пути к цели все заинтересованные стороны должны понимать состояние бизнеса и в нужный момент времени принимать меры по его улучшению. А если все три стороны преследуют одну цель, почему недостаточно придерживаться одной единой системы контроля? Рассмотрим подробно.

Начнем с государства. Государство, выполняя фискальную функцию, должно оценивать деятельность компании и, в соответствии с этой оценкой, взимать плату в виде налогов. Для выполнения своих контрольных функций оно устанавливает определенные требования ведения учета, назовем его регламентный учет (состоящий из бухгалтерского  и налогового учета), а также утверждает формы отчетности, на основе которых оценивает состояние бизнеса и контролирует выплаты в бюджет.

Основные формы отчетности регламентного учета 

• баланс (BL);

• отчет о финансовых результатах (PL);

• отчет о движении денежных средств (CF).

Государство мотивировано на то, чтобы выполнять свою основную задачу - обеспечивать контроль собираемости налогов. Поэтому оно не погружается в детали бизнеса. Мотивация же у собственника или менеджера иная. Для них важно обеспечить дальнейшее развитие предприятия, а это во многом зависит от правильно принятых управленческих решений. Но для этого требуется информация с более детальным уровнем аналитики ведения учета и отчетности, учитывающая специфику предприятия, различные аспекты его деятельности, текущие взаиморасчеты внутри компании, прибыльность и убыточность направлений деятельности, реальную стоимость активов и капитала, а также движение денежных потоков. Исходя из потребностей в информации, менеджмент компании формирует требования к ведению учета и отчетности, устанавливая тем самым правила управленческого учета и управленческой отчетности, как системы внутреннего контроля. 

Главные отличия регламентированной отчетности (государственной) и внутренней отчетности 

	Регламентированная отчетность	Внутренняя отчетность
Требования	Единые требования, регламентированный учет	Внутренние правила ведения учета и формирования отчетности
Отражение экономической сути операции	Не в полной мере	В полной мере
Уровень аналитики	План счетов	Учет в разрезе подразделений, статей доходов и затрат, видов деятельности и пр.
Мотивация	Повышение уровня собираемости налогов	Повышение эффективности предприятия; Получение прибыли.

Учет и его влияние на отчетность

В моем понимании, требования, которые выдвигаются заинтересованными сторонами для дальнейшего контроля – это и есть определение учета. Объясню свою точку зрения.

В процессе своей деятельности компания выполняет различные операции. При этом условно все операции можно разделить на:

• операционную деятельность, то есть основная деятельность, связанная с производством и продажей того или иного товара или оказанием услуг;

• инвестиционную деятельность - все что связано с инвестициями и вложениями;

• финансовую деятельность. К ней относится все, за счет чего финансируются операционная и инвестиционная деятельности.

Я попрошу вас посмотреть на какой-то объект, например, на свою шариковую ручку. Смотреть на нее можно по-разному. Если у вас под рукой есть очки, попробуйте посмотреть на ручку через оптические линзы, удаляя и приближая ее. Скорее всего, через линзы вы увидите некоторые более мелкие детали, а быть может ваша картинка исказится и «размоется».

Та же история происходит с учетом. Заинтересованные стороны смотрят на один и тот же набор операций под разными "линзами" или, как мы их называем, – «Призма Учета». Преломление и отражение сути операции и есть те требования, которые мы создаем для ведения учета.

Иными словами, чтобы получить нужную отчетность, все хозяйственные операции нужно пропустить через определенную «линзу». Это может быть: бухгалтерский учет (БУ), управленческий учет (УУ), МСФО учет (IFRS).  

Таким образом, правила ведения учета – это создание «линзы» для «Призмы учета»:

для государства: линза – бухгалтерский и налоговый учет;

для инвесторов: линза – IFRS (GAAP);

для собственников: линза – УУ (без преломления). 

Требования к ведению бухгалтерского, налогового и МСФО учета строго регламентированы. Потому у вас остается возможность сформировать правила ведения управленческого учета для собственного бизнеса. Поскольку тема по правилам ведения управленческого учета обширная, мы рассмотрим ее в отдельной статье. Здесь остановимся на основных вопросах, ответы на которые помогут вам определить правила построения УУ. 

Хозяйственные операции, пройдя через «линзу» управленческого учета позволяют сформировать управленческую отчетность и понять как функционирует ваше предприятие.

Для переноса хозяйственной операции, проведенной в регламентированном (бухгалтерском) учете в управленческий учет вам необходимо получить ответы на следующие вопросы:

1. Какая сумма?

   Не всегда сумма операции, отраженная в бухгалтерском учете равна сумме, отражаемой в управленческом учете.

2. Где?

   В каких разделах и каких отчетных форм должна быть отражена хозяйственная операция. 

3. Какая аналитика?

   А так же добавить аналитические признаки при отражении хозяйственных операций в управленческом учете.

Существует два метода построения отчетности:

1. На основе данных учета. Сформировав правила учета, вы создаете основу, на которой сможете в дальнейшем построить любую отчетность, так как все операции прошли через « линзу» ‒ определенные правила.

2. На основе данных из разных систем – источников. В этом случае вам не требуется вести управленческий учет, а необходимо только сформировать управленческую отчетность на основе собранных данных.

У каждого из методов есть свои достоинства и недостатки:

Метод 1:

Недостатки:

• Трудозатраты на начальном этапе. Необходимо сформировать требования к ведению управленческого учета, то есть сконструировать «линзу».  При этом ее нужно сделать так, чтобы заложенные в ней требования и правила были всем понятны.

• Дополнительные расходы на приобретение ИТ-системы для ведения управленческого учета, плюс услуги консалтинга (опционально).

Достоинства:

• Достоверная отчетность, так как все учетные данные отражаются по единым требованиям, есть возможность сверки контрольных показателей.

• Гибкий подход к построению отчетности, если отчетность формируется на учетных данных. Это позволяет настроить отчетные формы в нужном объеме один раз и изменять их только по мере необходимости.

Метод 2.

Недостатки:

• Большая вероятность получения недостоверность отчетности. При отсутствии учета нет инструментов контроля правильности сформированной отчетности. Например, если вы формируете только CF или Pl, но не формируете баланс (который должен сходиться), не может быть уверенности в том, что все экономические операции были учтены).

• Сложность и трудоемкость подготовки отчетности. Если отчетность формируется не как следствие ведения учета, то любой новый формат отчетности требует значительных трудозатрат для формирования. В то время, как при наличии учета сформировать любую отчетность не должно вызывать никаких проблем.

Достоинства:

• Отсутствуют дополнительные расходы, так как не требуется приобретение ИТ-систем для ведения управленческого учета. 

Выбор метода всегда остается за вами. Мой выбор однозначно будет за первым вариантом, так как всем давно известна пословица «Скупой платит дважды».

Виды отчетности

Независимо от выбранного вами метода, вы должны получать минимум три основных формы отчетности:

• Баланс (BL);

• Отчет о финансовых результатах (PL);

• Отчет о движении денежных средств (CF).

Хочу подчеркнуть, что очень важно ежедневно или с определенной периодичностью получать эти три вида отчетности. Потому что анализ финансового состояния предприятия строится на этих трех "китах". Многие считают CF основным инструментом для управления организацией, такое мнение ошибочно. Если использовать только одну форму, возможность смотреть на свой бизнес есть только с одной стороны. Не получится увидеть полную картину. Поясню, что из себя представляют эти три вида отчетности и как на них смотреть.

Баланс - состояние организации на определенную дату, которое образовалось вследствие денежных (СF) и неденежных (PL) операций.

Баланс состоит из двух частей: 

Активы - будущее поступление денег. Бывают денежные и неденежные.

Пассивы – будущий отток денег. 

Разница между активами и пассивами  – это капитал. 

При этом, за период между отчетными датами баланса есть два результата деятельности:

1. Сколько сгенерировано кэша (CF).

2. Какой результат деятельности (PL).

Отчет о финансовых результатах (PL)  демонстрирует как компания выполняет свою деятельность за определенный период. 

Отчет о движении денежных средств (CF) демонстрирует от кого и за что поступили деньги, куда и на что были потрачены.

PL – более правильная оценка деятельности, потому что выполняется сопоставление доходов и расходов.

Возьмем для примера стоимость акций. Она больше коррелирует с прибылью, чем с кэш. Так как прибыль правильнее показывает возможную будущую доходность. 

В чем разница между PL и CF?

• В PL операция отражается всегда в тот момент, когда она осуществляется, а не когда поступает кэш. Например, полученные авансы – это получение денег, но они пока еще не отражаются в PL, потому что операция не выполнена.

• В PL отражаются корректировки, которые признают активы/обязательства как доходы и расходы. Например, сформировали актив-депозит, который приносит доходы, или обязательства – кредит, который генерирует расходы. 

Таким образом, PL показывает использование ресурсов за период и финансовый результат деятельности за период, то есть чистую прибыль. CF показывает сколько данные ресурсы сформировали кэша за период. При закрытии периода финансовый результат закрывается на нераспределенную прибыль в балансе и он не равен остатку по CF. В Балансе отражается текущая капитализация предприятия и, при необходимости, капитализация отдельных подразделений.

Средства автоматизации управленческой отчетности

Анализ рынка системных решений показал, что под видом управленческой отчетности зачастую автоматизируют только CF. При таком подходе, по сути, выполняется только загрузка банковской выписки. То есть, вы получаете только одну строку из баланса. Вы не автоматизируете весь процесс управленческого учета. Это первый вид автоматизации. 

Есть второй вид автоматизации, когда все алгоритмы и требования заложены в коде. Минус этого вида автоматизации заключается в том, что сформированная призма не всем подходит и ее сложно изменить.

И третий вид автоматизации, когда используются, так называемые, алгоритмы Low-code. То есть призма, по которой все операции проходят через учет, вынесена для пользователя. Таким образом, ее можно гибко под себя настраивать и при этом не тратить дополнительные ресурсы на постоянное написание ТЗ разработчикам для формирования изменений.

На мой взгляд, наиболее оптимальными являются решения, основанные на настройках, а не с жестко зашитыми в коде алгоритмами. Такие решения подходят как для управленческого учета, так и для любого другого бизнес-процесса, характеризуемого частыми изменениями.