Понятие «Проект» появилось в нашем обиходе относительно недавно. Но за последние 20 лет прочно укоренилось во всех областях экономики и общества. Тем не менее, как показало наше небольшое исследование, само понятие «Проект» разными руководителями компаний трактуется по-разному. Зачастую, множество сомнений вызывает принадлежность той или иной деятельности компании к проектам.
Например, внедрение информационной системы на предприятии ‒ это проект, а поддержка внедренной системы ‒ уже непонятно.
Конечно же, профессиональные ПМ-ы (Руководители проектов) сразу начнут апеллировать к положениям «библии» управления проектами – PMbook, где четко указаны характеристики любого проекта без привязки к специфике того или иного бизнеса, но PMbook не все изучали, да и острой нужды в этом для руководителей компаний нет.
На мой взгляд, в проектные рамки можно заключить все что угодно. Главное ‒ чтобы это «все что угодно» делала определенная группа людей (1 человек тоже подойдет) и их деятельность имела понятные цели и измеримые, то есть вполне осязаемые, результаты. В конце проекта, когда получен результат, ради которого все собрались, группа его исполнителей расходится на все четыре стороны, чтобы:
-
поучаствовать в новых проектах;
-
«нырнуть» в операционную деятельность (читай рутину);
-
насладиться результатами уже выполненных проектов.
Таким образом, сейчас повсеместно, от детских садов до серьезных научных и государственных учреждений все участвуют в проектах и вот тут всплывают самые главные вопросы:
«А как вести учет результатов деятельности каждого проекта?»
«Хорошо идет проект или плохо?»
«Хватает ли ресурсов (как человеческих, так и финансовых) для его успешного завершения или пора «туже затягивать пояса» и переходить на экономный режим?»
«А если всего хватает, насколько эффективно действует эта проектная команда и может ли она действовать лучше?»
На все эти вопросы может дать ответ Проектный учет.
Конечно, мы можем считать результаты деятельности команды проекта, состоящей из одного человека, работающего в MS Excel. И для команды из 2-3 человек тоже. Но если таких команд 5-10, тогда начинаются сложности.
Если ты руководитель компании, относящейся к субъектам МСП, то у тебя простой выбор:
-
самому вести учет;
-
нанять дополнительного специалиста, который будет по требованию формировать для тебя отчетность по сложившейся ситуации на каждом проекте. Давайте назовем этого специалиста «финансовый менеджер».
Как показывает практика, такой специалист:
-
тратит одну «кучу» времени на опрос (стимуляцию) каждой проектной команды, чтобы та предоставила определенные цифры для каждого отчета;
-
вторую «кучу» времени, чтобы это все сгруппировать, сверить и предоставить руководителю в виде более-менее понятного отчета.
Рано или поздно в таких компаниях приобретают учетные системы.
-
Первая система, которая появляется на новом предприятии в РФ это ПО из семейства программ «1С: Предприятие». Как правило это «1С: Бухгалтерия предприятия». Это появление обусловлено банальным желанием не «огрести» от Налоговой инспекции за несдачу обязательной бухгалтерской отчетности. Как вы понимаете, вести такое в MS Excel и врагу не пожелаешь.
-
Вторая система ‒ это, обычно, система расчета зарплаты и управления персоналом. Тут нечего объяснять, всем нужно по ТК РФ платить зарплату и предоставлять сотрудникам отпуска.
-
И, наконец, третья система, которая обычно появляется на предприятиях, где работает больше чем 1 человек — это система учета рабочего времени. Так как проекты делают люди, а люди — это самый важный ресурс, который с течением времени переносится на итоговый результат любого проекта, нужно скрупулезно этот ресурс учитывать. Вот для этого в компаниях и начинают пользоваться такими продуктами как «Atlassian Jira», «Битрикс 24», «Trello», Redmain и т.п.
На первый взгляд, базовые потребности в автоматизации такого предприятия удовлетворены, но, как мы знаем, аппетит появляется во время еды, и когда компания уже просуществует на рынке 3-4 года, обрастет некоторым количеством проектов и наберет немного «финансового жирка», тогда появляется интерес, выраженный в такой серии вопросов:
«Насколько эффективно мы делаем проекты?»
«Какова реальная себестоимость наших специалистов?»
«А насколько конкурентно наше ценовое предложение по реализации этих проектов?»
Именно в этот момент и приходит понимание, что было бы неплохо автоматизировать Проектный учет в компании. До автоматизации, как вы понимаете, это все делается в MS Excel и делается долго, неоперативно и очень трудозатратно.
Мое исследование показало, что в той или иной степени большинство предприятий – субъектов МСП нуждается в автоматизации Проектного учета. И я задала себе вопрос:
«А какие есть готовые решения, чтобы любое предприятие (в том числе и мое) могло построить у себя автоматизированный проектный учет или хотя бы реализовать часть необходимых сервисов для решения этого вопроса?»
Тут-то меня ждало первое открытие: конкретных, специализированных, простых и дешевых решений на рынке цифровой дистрибуции РФ просто нет.
-
Есть решения, предлагаемые в комплексных поставках больших «систем», например, «1С: ERP. Управление предприятием», приобретение которого влечет за собой запуск
немаленького проекта; -
Есть решения от компаний-партнеров 1С, которые, обычно, также требуют запуска проекта и «перепиливания» существующих автоматизированных бизнес-процессов компании;
-
И последний вариант – маленькие решения, решающие только часть задачи проектного учета.
Подумав над этой ситуацией, я решила реализовать Проектный учет у себя в компании своими силами (силами нескольких методологов и программистов). В результате реализации этой идеи, получился удачный, на мой взгляд, продукт, которым мы решили поделиться со всеми заинтересованными компаниями – субъектами МСП. Продукт сделан по самым современным технологиям – сервис, облако, подписка. Обо всем, на что он способен, вы сможете прочитать в следующей статье.
