Параллельный учет. Проблемы и решения

Еще каких-то лет 20 назад, параллельный или, как его еще называют, «двойной учет» в нашей стране отождествлялся с чем - то не совсем законным. Как минимум, с ведением «двойной бухгалтерии». Введение новых стандартов финансового учета дало развитие управленческого учета в России и параллельный учет стал вполне законным. 

Что такое учет и почему есть несколько видов учета? Об этом мы рассказали в видео    

Почему отличаются правила ведения разных учетов?  Об этом мы рассказали в видео

Пожалуйста, обратите, внимание!

Данные отчетности в разных видах учета значительно расходятся в суммах, а также в разделах отражения и разделения на сегменты по видам аналитики.

Все больше предпринимателей и финансовых директоров приходят к пониманию необходимости ведения нескольких видов учета. Это дает возможность формирования отчетности для разных пользователей. В видео мы рассказали почему важно строить отчетность именно на учете, а не собирать данные для нее из разных источников. В чем же сложности ведения разных видов учета?

Рассмотрим небольшой пример событий, который является типовым для большинства компаний.

Основным действующим лицом является Лида. Она финансовый менеджер. У Лиды есть определенный набор проблем, которые она вынуждена решать каждый день И набор задач, которые она должна выполнять.  

Первая проблема

Ввод большого количества документов параллельно во все учетные системы компании для того, чтобы в дальнейшем сформировать отчетность, которую требует руководство. На эту задачу, как правило, уходит не один час. И поэтому на аналитические, то есть творческие, задачи у Лиды остается очень мало времени. 

Проблема 2

У проблемы 1 есть дополнительные последствия - выполнение постоянных сверок данных между всеми учетными системами, в которые Лида вносила эти данные «руками». Решение этой проблемы ‒ вторая трудоемкая и «неблагодарная» задача.

Как видно, ручной процесс ведения нескольких учетов одновременно путем дублирования операций – очень трудоемкая работа.

Оптимальным решением проблем было бы ведение параллельного учета в одной ИТ-системе. Но как выбрать «свое» решение из существующих ИТ-систем автоматизации? Проведем анализ. 

1. Использование ERP-систем. 

Это наиболее оптимальный выбор, с технической точки зрения. ERP-система способна обеспечить ведение параллельных видов учета в одной системе посредством настроек. При проводке документа в бухгалтерские регистры, он автоматически «ложится» в настроенные для него разделы учета и регистры по соответствующим правилам. В режиме реального времени вы имеете возможность получить интересующую вас информацию. Но есть и существенные недостатки:

• высокая стоимость лицензий на пользование системой;

• дополнительные затраты на внедрение и последующее сопровождение;

• как правило, ERP системы не имеют гибких настроек, позволяющих изменять правила для отражения документов в параллельных видах учета и формы отчетности.

2. Использование систем с преднастроенными алгоритмами.

При данном виде автоматизации данные из бухгалтерской учетной системы транслируются в другую ИТ-систему. Правила трансляции, по которым документы можно отражать в нескольких видах учета, уже настроены разработчиками. Но откуда разработчикам известны ваши правила? Ведь, например, для управленческого учета они индивидуальны практически для каждой компании. В итоге изменение и доработка этой системы приведет к дополнительным  трудозатратам и финансовым расходам. Об этом мы рассказали в видео. 

Итог. Не существует недорогого и удобного ИТ решения для автоматизации параллельного ведения нескольких учетов. Именно поэтому мы разработали необходимый функционал во втором релизе нашего сервиса «Галочка».

Как это работает?

• в Галочке вы настраиваете правила, применяемые для отражения документов в соответствующем разделе учета и формирования отчетности. Все настраиваемые правила должны соответствовать методологии, утвержденной вашей учетной политикой или другими нормативными документами;

• Галочка «бесшовно» интегрируется с вашими учетными системами. Это значит, что когда документ попадет в систему бухгалтерского учета, он автоматически загружается в Галочку;

• попадая в Галочку, документ автоматически обрабатывается по настроенным правилам и там «ложится» по нужным разделам учета, счетам и регистрам.

Как наша Лида решает свои проблемы с использованием Галочки

Решение проблемы 1:

Благодаря использованию «Галочки» любой финансовый менеджер за несколько недель решает проблему с высокими трудозатратами по вводу большого количества дублирующейся информации во все свои учетные системы. После настройки шаблонов отражения информации во всех видах учета каждый документ будет вводится единожды, так что этот процесс будет занимать не больше 10 минут. 

Решение проблемы 2:

В результате, автоматически решается проблема сверки данных между видами учета.

Внедрение такого решения позволяет вам:

• экономить денежные ресурсы на приобретение лицензий;

• не привлекать консультантов для внедрения и первоначального сопровождения (возможно на начальном этапе потребуются консультации специалистов);

• самостоятельно, как пользователь,настраивать правила движения документов и формы отчетности. Это гибкое решение;

• оперативно получать нужную информацию в любом ракурсе и в любое время.