Компания Bizapps активно разрабатывает собственные ИТ-решения и участвует во внедрении комплексных ИТ-проектов. Такой подход позволяет нам тесно взаимодействовать с представителями бизнеса, понимать их проблемы, решать их и «упаковывать» эти решения в уже готовые ИТ-продукты. Наши филиалы есть в Москве, Казани, Симферополе.
Однажды, когда направлений нашей деятельности стало больше одного, мы пришли к необходимости как-то оценивать успешность своей компании. Доходы и расходы в какой-то степени отражаются в бухгалтерской отчетности. Там же рассчитывается «регламентная прибыль», т.e прибыль для целей налогообложения. Но гораздо важнее знать «управленческую прибыль» и откуда эта прибыль берется, чтобы управлять своим бизнесом. Нам понадобилась информация о фактическом положении дел компании, охватывающая всю деятельность и всех, кто в ней участвует:
· для формирования стратегии развития бизнеса;
· для эффективного тактического управления.
Возникла необходимость вести Управленческий учет (УУ). Какую информацию он дает?
Результатом ведения любого учета является набор отчетов. В Управленческом учете,как и в любом другом учете, важно использовать три основные формы, которые мы детально описывали в статье «Финансовая отчетность»:
· Баланс (описание состояния компании на дату);
· PL (оценка прибыльности за период);
· CF (оценка денежного потока).
Сначала выстраивается некоторая схема (методология) учета. Затем собираются данные. Тогда в любой момент времени можно сформировать отчеты, на основании которых принимать бизнес-решения.
Шаг 1. Структура учета
Первое, что необходимо сделать для построения методологии Управленческого учета - ответить на вопросы:
-
Что я хочу знать о своем предприятии?
-
Какие статьи доходов и расходов для меня важны?
-
Информацию по каким подразделениям/продуктам/бизнес направлениям я буду отслеживать?
То есть, данные будут рассматриваться:
-
По структуре бизнеса. В нашем случае это два справочника Excel:
Справочник по бизнес-направлениям (БН)
BizApps ведет проекты по пяти направлениям: SAP, 1С, Разработка, Методология и Администрирование.
Справочник по бизнес-единицам (БЕ)
Другой взгляд на структуру бизнеса – это бизнес-единицы (БЕ), то есть, наши филиалы:
· Москва
· Казань
· Симферополь
Справочник (БЕ) строится так же, как и предыдущий.
Бизнес-направления и Бизнес-единицы – это то, КЕМ создаются доходы и расходы.
-
По продуктам/услугам.
Справочник по продуктам
Виды деятельности (выпускаемые продукты) – это то, что приносит доходы и на что потребляются расходы.
Для начального понимания как что строить этого достаточно. Со временем такой список можно и нужно изменять при изменении структуры бизнеса и/или продуктов.
В итоге мы получили необходимые аналитические разрезы:
Разрезы аналитики компании BizApps
|
БН |
|
БЕ |
|
Продукты/Услуги |
|
SAP |
|
Москва |
|
Ведение проектов |
|
1C |
|
Казань |
|
Собственные решения |
|
Разработка |
|
Симферополь |
|
|
|
Методология |
|
|
|
|
|
Администрация |
|
|
|
|
Разделы (разрезы) аналитики нужны, чтобы формировать столбцы нашего отчета. Строками будут статьи доходов или расходов, которые мы решили отслеживать. То есть, Детализация.
Детализация. Статьи доходов и расходов
Со временем такой список, так же как и состав Аналитики, может меняться.
В конечном итоге структура наших трех отчетов, ради которых все затевалось: PL, CF и BL (Баланс) выглядит так:
Структура управленческих отчетов BizApps
Шаг 2. Работа с данными
На этом этапе возникли еще три вопроса:
1. Откуда брать данные для Управленческого учета?
2. Как эти данные соединять между собой, нужно ли их корректировать?
3. Как будут выглядеть наши отчеты?
Хозяйственные операции и сведения о зарплате сотрудников BizApps отражаются в программе 1С. Сведения о рабочем времени сотрудников - в JIRA.
Итак, наши источники данных для УУ:
· сведения о хозяйственных операциях берем из 1С Бухгалтерия;
· расчет затрат на сотрудников (заработная плата) из 1С Зарплата.
· количество затраченного каждым сотрудником времени на различные проекты - из JIRA.
· для данных, которые не отражались в предыдущих инструментах, используется Excel.
Информация из Бухгалтерского учета не всегда идет в Управленческий учет «как есть». Иногда ее нужно корректировать:
· по сумме операции;
· по сути операции;
· по аналитике.
Подробнее о необходимости корректировки данных для переноса из БУ в УУ мы рассказали на мастер классе Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета
Корректировка данных Бухгалтерского учета
В таблице видно, что сведения берутся из бухгалтерского учета (БУ) и из Excel (то, что в БУ не вошло). Затем некоторые данные бухгалтерского учета (БУ) корректируются:
1. По сумме. В первой строке таблицы сумма бухгалтерского и управленческого учета отличаются. Почему отличается сумма и как ее рассчитывать подробно рассказано в мастер классе Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета
2. По сути операции. Например, то, что в бухгалтерии считается расходом на проект, в Управленческом учете не относится к расходам, пока проект не запущен. До запуска проекта расходы на него – это нематериальный актив.
3. По аналитике. Аналитику нужно добавлять ко всем хозяйственным операциям. Алгоритмы ее добавления по проектам мы осветили в мастер классе Проектный учет.
Цель построения Управленческого учета в том, чтобы «развернуть» какую-то статью доходов или расходов в разрезе выбранной Аналитики. Допустим, у нас имеется бухгалтерская статья расходов «Зарплата», которую мы при помощи данных из JIRA, где есть сведения о затратах рабочего времени по сотрудникам, «разбиваем» по Бизнес-направлениям, исходя из того, на что именно затратил свое время сотрудник. И по Продуктам/Проектам. Делается это пропорционально. Таким образом, мы как бы “совмещаем” два ресурсных измерения: время сотрудников и наши расходы на их время.
Корректировка данных о зарплате
Дополнительная аналитика
Плюс каждой операции по отражению доходов и расходов необходимо присвоить статью (PL) и добавить раздел аналитики из ранее сформированных справочников. В данном случае это БН и Номенклатура.
Шаг 3. Автоматизация
Когда мы определились с требованиями к Управленческому учету, нашли откуда возьмем для него данные, пришло время его автоматизировать. Найти такое приложение, которое предоставит нам возможность ввести или, лучше, импортировать данные и внесет результаты в таблицы отчетов.
На рынке существует множество различных IT-решений для Управленческого учета. Есть специализированные, содержащие в себе какую-то схему (методологию) его построения. Есть универсальные решения, которые многое умеют, но для конкретной задачи требуют множества настроек. Как простых, так и довольно сложных.
Таким универсальным, но не автоматизированным, решением для большинства финансовых менеджеров является Excel. В него можно импортировать данные из 1С. Это табличный процессор, а мы работаем с таблицами. И он достаточно универсален. Со временем, устав «бороться» с различными настройками, мы создали свое решение для ведения Управленческого учета и не только. А на начальном этапе в Excel наш отчет по Бизнес-направлениям выглядел так:
Отчеты по Бизнес направлениям (БН) и Бизнес единицам (БЕ) строились аналогично.
Выводы: «Построение Управленческого учета на предприятии» - звучит грозно, но это вполне решаемая задача. Важно определиться с выбором разрезов аналитики, откорректировать и дополнить данные из Бухгалтерского учета. В итоге, из управленческих отчетов понять о компании можно очень многое, если не все. Завершением построения такого учета будет его автоматизация. Работу с большими объемами информации удобнее вести не на бумаге,а в автоматизированной системе.
