Попробовать

Куда уходят деньги? Наш опыт построения Управленческого учета


Компания Bizapps активно разрабатывает собственные ИТ-решения и участвует во внедрении комплексных ИТ-проектов. Такой подход позволяет нам тесно взаимодействовать с представителями бизнеса, понимать их проблемы, решать их и «упаковывать» эти решения в уже готовые ИТ-продукты. Наши филиалы есть в Москве, Казани, Симферополе.

Однажды, когда направлений нашей деятельности стало больше одного, мы пришли к необходимости как-то оценивать успешность своей компании. Доходы и расходы в какой-то степени отражаются в бухгалтерской отчетности. Там же рассчитывается “регламентная прибыль”, т.e прибыль для целей налогообложения. Но гораздо  важнее знать “управленческую прибыль” и  откуда эта прибыль берется, чтобы управлять своим бизнесом. Нам понадобилась информация о фактическом положении дел компании, охватывающая всю деятельность и всех, кто в ней участвует:

· для формирования стратегии развития бизнеса;

· для эффективного тактического управления.

Возникла необходимость вести Управленческий учет (УУ). Какую информацию он дает? 

Результатом ведения любого учета является набор отчетов. В Управленческом учете,как и в любом другом учете, важно использовать три основные формы, которые мы детально описывали в статье “Финансовая отчетность”:

· Баланс (описание состояния компании на дату);

· PL (оценка прибыльности за период);

· CF (оценка денежного потока).

Знаете ли вы что?
Help Image

Сначала выстраивается некоторая схема (методология) учета. Затем собираются данные. Тогда в любой момент времени можно сформировать отчеты, на основании которых принимать бизнес-решения.

Шаг 1. Структура учета

Первое, что необходимо сделать для построения методологии Управленческого учета - ответить на вопросы:

  1. Что я хочу знать о своем предприятии?

  2. Какие статьи доходов и расходов для меня важны? 

  3. Информацию по каким подразделениям/продуктам/бизнес направлениям я буду отслеживать? 

То есть, данные будут рассматриваться:

  1. По структуре бизнеса. В нашем случае это два справочника Excel: 

Справочник по бизнес-направлениям (БН)


BizApps ведет проекты по пяти направлениям: SAP, 1С, Разработка, Методология и Администрирование.


Справочник по бизнес-единицам (БЕ)


Другой взгляд на структуру бизнеса – это бизнес-единицы (БЕ), то есть, наши филиалы:

· Москва

· Казань

· Симферополь


Справочник (БЕ) строится так же, как и предыдущий.

Бизнес-направления и Бизнес-единицы – это то, КЕМ создаются доходы и расходы.

  1. По продуктам/услугам.

Справочник по продуктам


Виды деятельности (выпускаемые продукты) – это то, что приносит  доходы и на что потребляются расходы.

Для начального понимания как что строить этого достаточно. Со временем такой список можно и нужно  изменять при изменении структуры  бизнеса и/или продуктов.

В итоге мы получили необходимые аналитические разрезы:

Разрезы аналитики компании BizApps


БН

БЕ

Продукты/Услуги

SAP

Москва

Ведение проектов

1C

Казань

Собственные решения

Разработка

Симферополь

Методология

Администрация


Разделы (разрезы) аналитики нужны, чтобы формировать столбцы нашего отчета. Строками будут статьи доходов или расходов, которые мы решили отслеживать. То есть, Детализация.

Детализация. Статьи доходов и расходов 

Со временем такой список, так же как и состав Аналитики, может меняться.

В конечном итоге структура наших трех отчетов, ради которых все затевалось: PL, CF и BL (Баланс) выглядит так:

Структура управленческих отчетов BizApps



Шаг 2. Работа с данными

На этом этапе возникли еще три вопроса:

1. Откуда брать данные для Управленческого учета?

2. Как эти данные соединять между собой, нужно ли их корректировать?

3. Как будут выглядеть наши отчеты?

Хозяйственные операции и сведения о зарплате сотрудников BizApps отражаются в программе 1С. Сведения о рабочем времени сотрудников  - в JIRA.

Итак, наши источники данных для УУ:


· сведения о хозяйственных операциях берем из 1С Бухгалтерия;

· расчет затрат на сотрудников (заработная плата) из 1С Зарплата.

· количество затраченного каждым сотрудником времени на различные проекты  - из JIRA.

·  для данных, которые не отражались в предыдущих инструментах, используется Excel.


Информация из Бухгалтерского учета не всегда идет в Управленческий учет «как есть». Иногда ее нужно корректировать: 

· по сумме операции;

· по сути операции;

· по аналитике.


Подробнее о необходимости корректировки данных для переноса из БУ в УУ мы рассказали на мастер классе Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета

Корректировка данных Бухгалтерского учета


В таблице видно, что сведения берутся из бухгалтерского учета (БУ) и из Excel (то, что в БУ не вошло). Затем некоторые данные бухгалтерского учета (БУ) корректируются:

1. По сумме. В первой строке таблицы сумма бухгалтерского и управленческого учета отличаются. Почему отличается сумма и как ее рассчитывать подробно рассказано в мастер классе Как подготовиться к построению автоматизированного управленческого учета

2. По сути операции. Например, то, что в бухгалтерии считается расходом на проект, в Управленческом учете не относится к расходам, пока проект не запущен. До запуска проекта расходы на него – это нематериальный актив.

3. По аналитике. Аналитику нужно добавлять ко всем хозяйственным операциям. Алгоритмы ее добавления по проектам мы осветили в мастер классе Проектный учет.

Цель построения Управленческого учета в том, чтобы «развернуть» какую-то статью доходов или расходов в разрезе выбранной Аналитики. Допустим, у нас имеется бухгалтерская статья расходов «Зарплата», которую мы при помощи данных из JIRA, где есть сведения о затратах рабочего времени по сотрудникам, «разбиваем» по Бизнес-направлениям, исходя из того, на что именно затратил свое время сотрудник. И по Продуктам/Проектам. Делается это пропорционально. Таким образом, мы как бы “совмещаем” два ресурсных измерения: время сотрудников и наши расходы на их время.

Корректировка данных о зарплате


Дополнительная аналитика


Плюс каждой операции по отражению доходов и расходов необходимо присвоить статью (PL) и добавить раздел аналитики из ранее сформированных справочников. В данном случае это БН и Номенклатура.

Шаг 3. Автоматизация

Когда мы определились с требованиями к Управленческому учету, нашли откуда возьмем для него данные, пришло время его автоматизировать. Найти такое приложение, которое предоставит нам возможность ввести или, лучше, импортировать данные и внесет результаты в таблицы отчетов.

На рынке существует множество различных IT-решений для Управленческого учета. Есть специализированные, содержащие в себе какую-то схему (методологию) его построения. Есть универсальные решения, которые многое умеют, но для конкретной задачи требуют множества настроек. Как простых, так и довольно сложных.

Таким универсальным, но не автоматизированным, решением для большинства финансовых менеджеров является Excel. В него можно импортировать данные из 1С. Это табличный процессор, а мы работаем с таблицами. И он достаточно универсален. Со временем, устав «бороться» с различными настройками, мы создали свое решение для ведения Управленческого учета и не только. А на начальном этапе в Excel наш отчет по Бизнес-направлениям выглядел так:

Отчеты по Бизнес направлениям (БН) и Бизнес единицам (БЕ) строились аналогично.

Выводы: «Построение Управленческого учета на предприятии» - звучит грозно, но это вполне решаемая задача. Важно определиться с выбором разрезов аналитики, откорректировать и дополнить  данные из Бухгалтерского учета. В итоге, из управленческих отчетов понять о компании можно очень многое, если не все. Завершением построения такого учета будет его автоматизация. Работу с большими объемами информации удобнее вести не на бумаге,а в автоматизированной системе.



Хотите узнавать о новых публикациях и быть в курсе наших новостей?Подпишитесь

Теги: Управленческий учет. Основы.



Комментарии

Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
5 ноября 2020, 10:11 | Виктор

Отличная новость

Комментировать | 0  
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
Закрыть