Время не стоит на месте. То, что 30 лет назад казалось фантастикой, сейчас стало обыденным и привычным. Мы уже не можем представить себя без вычислительной техники.
Люди каждый день пытаются упростить себе жизнь, заменяя рутинный ручной труд на труд машины. Это не означает, что человек теперь не нужен. Просто у него появилось больше времени на создание чего-то нового и улучшение старого. Да и само понятие “автоматизация” подразумевает непосредственное присутствие человека в процессе.
Автоматизация коснулась практически любой сферы. В том числе различных видов учета. Только представьте: когда-то бухгалтерам приходилось вести весь учет в книгах (и я сейчас не про книги Excel), контролируя все записи вручную. А для создания простейшего отчета приходилось обрабатывать кучу информации.
Что представляет собой автоматизация бухгалтерского учета и учета в целом? Это применение вычислительной техники и программ для:
-
хранения;
-
обработки;
-
регистрации;
-
передачи учетной информации.
Построение отчетов на основе введенных в систему данных происходит за считанные мгновения. Причем если раньше мы могли позволить себе построение отчетов по фактическим данным, то современные технологии позволяют строить различные прогнозы и аналитические отчеты в любых разрезах.
Что дает автоматизация бухгалтерского учета?
-
Исключение “человеческого фактора”.
Использование программного обеспечения позволяет избежать большого числа ошибок, упростить жизнь бухгалтеру.
-
Упорядочивание и структуризацию бухгалтерского учета.
Теперь вся информация структурирована по разделам имеет определенный порядок, что позволяет быстро найти то, что нам нужно.
-
Раскрытие аналитических данных для использования в параллельных учетах. Автоматизация бухгалтерского учета позволяет использовать введенные данные в систему в разных сферах деятельности. В том числе для аналитики эффективности предприятия в целом и по различным структурам.
-
Оперативность ведения первичного учета.
Все первичные проводки теперь вносятся в срок и легко корректируются.
-
Доступность информации.
Автоматизация бухгалтерского учета обычно затрагивает автоматизацию других сфер деятельности на предприятии, что приводит к созданию единой системы, где все блоки взаимосвязаны между собой и можно оперативно получить информацию по любому из них.
-
Отчеты можно формировать быстро и в срок.
Бухгалтерский учет регламентирован и требует сдачу квартальных и годовых отчетов в контролирующие органы. Причем отчеты требуют сдавать на цифровых носителях. Автоматизация позволяет в срок и без ошибок выполнять эти требования.
Как внедрить автоматизацию бухгалтерского учета?
-
Провести анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета с целью выяснить: что можно и нужно изменить для улучшения эффективности.
-
Определить масштаб автоматизации. Если речь идет о малом предприятии, то важно выбрать разделы учета, которые будем переносить в программное обеспечение. Если говорим о крупном и среднем бизнесе, то следует понять какие сферы деятельности тесно завязаны на бухгалтерском учете и автоматизировать их тоже
-
Выбор программного средства. Если программа решает все вопросы учета, связанные с особенностями вашего предприятия, то это определенно то, что Вам нужно.
-
Разработать план по внедрению. Если у вас малое предприятие, то внедрение автоматизации учета не составит труда. На предприятиях среднего и крупного бизнеса действовать нужно поэтапно, автоматизируя различные участки друг за другом.
-
Внедрить систему. На основе данных, полученных на предыдущих этапах, необходимо найти фирму для внедрения системы, которая поможет вам скорректировать эти этапы, основываясь на своем опыте внедрения. И с минимальными потерями перевести вас в автоматизированную систему учета.
Что в итоге? Из чего будет состоять автоматизация бухгалтерского учета.
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ. Раньше все велось исключительно “на бумаге”.
Сейчас повсюду информацию хранят и обрабатывают в электронном виде. Данные из всех документов переносятся в выбранную Вами систему автоматизации. Причем либо вы вводите их вручную, либо они подгружаются с электронного носителя.
Но наличия документов недостаточно для ведения учета. Поэтому, согласно заложенным алгоритмам, эти документы “делают” бухгалтерские записи. Если раньше формировать эти записи приходилось самостоятельно, то теперь система распознает тип каждой операции и делает соответствующие проводки. При этом учитывая не только данные из текущего документа, но и все предыдущие записи. Когда в нашей системе автоматизации есть все необходимые данные, она может их консолидировать и строить необходимые нам отчеты, согласно встроенным в ней алгоритмам.
Итак, что в итоге? Вся первичная документация находится в одном месте. Бухгалтерские записи делаются автоматически. Информацию мы можем получать в нужном виде, прилагая минимум усилий и избегая множества ошибок! Мы достигли нашей цели автоматизации.
В последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации. На рынок выходят все новые и новые программные продукты, способные облегчить жизнь вам и повысить эффективность вашей организации. Программа для автоматизации бухгалтерского учета позволит улучшить его качество и снизит количество ошибок. Главное — подходить к этому процессу с умом. Предварительно проанализировать что вы хотите улучшить. Это и будет целью автоматизации.
